Когда прошиваешь документ то последний чистый лист считается

При сшивке документов считается ли последний пустой лист

Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий.

Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП.

Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.Правила нумерации страниц документов:

1. Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.
2. Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.
3. Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
4. На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.
5. Нумерование проводят простым карандашом.

Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

1. Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
2. Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
3. Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

1. Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»
2. Нумерование проходит с одной или двух сторон документа!
3. Нумеровка листов проходит по стандарту.

   Размещение цифр только справа, в верхней части угла.

Одна страница документа может иметь два листа, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.

1. Если пропущен лист, можно проставить номер с маленькой буквой.

Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.

1. При вкладывании конверта с содержимым последовательность следующая.

   Сначала нумеруют конверт, затем поочередно вложенные в него листы.

2. При вкладывании мелких листов, чеков, квитанций, необходимо провести опись этих документов. После их крепят вместе с описью. Нумерации подлежит опись.
3. При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту.

   Затем левую сторону согнуть к подшивке.Помним, лист должен складываться и разворачивать по первому же требованию.

В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более. Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.

1. Листочек/фиксатор обязательное условие. На нем прописывают количество пронумерованных страниц в пачке, проставляют дату и подпись.
2. Прошивку выполняют дважды, после чего завязывают узелок, хвостики приклеивают чистым прямоугольным листочком/фиксатором.
3. Сшивание производят в той же последовательности, что и нумерацию.

Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

1. Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию.

   При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.

2. Так же поступают и с обложкой.
3. Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
4. Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
5. При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера.
   Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом.
   Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
6. Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки.

   После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.

7. Если обнаружен пропуск, например, 27,29.

   Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.

8. Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
9. Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
10. Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.

Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе.

В таком случае допускается описание на всей последней странице.

1. После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов.

Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять.

В таком случае достаточно одной описи.Правила нумерования документов для сдачи в архив:

1. Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
2. Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.
3. Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.

1. После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
2. Инициалы сотрудника нумеровавшего документы в подшивке.

   Обязательно дату и подпись.

3. Мокрый оттиск штампа предприятия или ИП.
4. На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано. Обязательно прописать цифрами и прописью.
5. Дополнительно описать какие документы вложены, может есть ветхие или порванные.

Важно!

Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.

1. Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
2. Проставление номеров только в правом углу.
3. Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.
4. Номера не находят на текст.

Правильного сшивания бумаг есть несколько способов.

Единственное что следует исключить в работе, так это степлер.

Он категорически запрещен.

1. Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.
2. Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.

Технология шитья/шнуровки:

1. Расстояние между проколами стандартно 3 см. Отмеряют его от середины листа.
2. Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов.

   Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.

3. Завершающий этап после шнуровки подпись, штамп, опись на листике/фиксаторе.
4. Шнуровать нужно минимум два раза. Шнуровка обязательно пересекается между собой. После завязывания узелка поверх клеится листик/фиксатор прямоугольной формы, приблизительно 3 на 4 см.
5. Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет.

   Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.

6. Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола. Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.

Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.

1. Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.
2. Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.

Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив.

Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.Подводим итоги:Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому.

Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.Источник: https://luckclub.ru/kak-pravilno-numerovat-dokumenty-stranicy-listy-pri-podshivke-v-deloproizvodstve-dlya-arhiva В пачке должно быть не более 250 листов.

Толщина ее должна составлять не более 4 см.К блоку необходимо добавить пустой лист. Все скрепки, булавки должны быть удалены.3. Нумерация. Нумерация страниц производится только простым карандашом.

Номер ставится в правом верхнем углу.

Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается.Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно!

В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».Основные инструкции:

• Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.
• В документах письма хранятся в конвертах.

• Как сшить документы на уголок: схема
• ВИДЕО: Сшиваем документы на уголок

После этого клеем замазывается сверху оттиск печати и узел ниток.

Последнее нужно не всегда, например, выписку из реестра в налоговой подошьют, но заливать печать и подпись клеем не будут.Так что нужно самостоятельно определить степень важности документов, которые нужно сшивать.

Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило.А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица). Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела.Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.Идеальный вариант — использование специального оборудования.

Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами.

Их не нужно дублировать на бумаге.Для этого существует онлайн-бухгалтерия.Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры). Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение.Перед сдачей их необходимо оформить надлежащим образом.

• При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
• Иногда в документах попадаются отдельно пронумерованные издания. Их также нумеруют, несмотря на уже имеющуюся нумерацию.
• Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
• Если в документации присутствуют приклеенные листы, то этот документ должен нумероваться, как один. Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.
• Если объем документации слишком велик (больше 250 листов), то он делится на тома, которые имеют свою отдельную нумерацию.

4.Опись.

Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись.В пункте 3.5.3.рекомендаций указано, что полное оформление дела предусматривает, среди прочих операций, подшивать и переплетать дела. В Приложении № 24 к этому пункту процедура описана подробнее.Помимо Методических рекомендаций, существует ряд отраслевых нормативных актов, устанавливающих правила прошивки официальных бумаг. Среди них:

1. Инструкции по документированию Центробанка России;
2. Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм (утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам);
3. Типовая (утверждена Приказом Министерства культуры №536 в 2005 году);

Из-за отсутствия жестких однозначных правил подготовка бумаг для передачи в различные инстанции значительно осложняется — приходится руководствоваться разными рекомендациями.Существует несколько способов сшивать документы.

Выбор зависит от требований руководства, назначения дела и приспособлений, которые есть в вашем распоряжении.Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

• С помощью шила делаем три отверстия.

Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Брошюровочная машина Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

• документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
• бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

• Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку.

Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.Сначала наметьте точки на месте проколов.

Центральное отверстие должно находиться на середине листа, два других на расстоянии 3 см от него вверх и вниз, если их пять, то следующие тоже на расстоянии 3-х см соответственно.

• Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней.
• Теперь в отверстия нужно продеть нить или шпагат. Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.
• Если листов до 5-ти — отверстие проделываются иглой или дыроколом, в более толстых делах – шилом. В документах, которые передаются в архивное хранилище, допустимо до 250 листов, в них дырочки сверлят электрическим сверлом или используют специальное приспособление.

Основные документы, подлежащие подобной процедуре – кадровые и бухгалтерские. Обратите внимание, что в июле 2013 года налоговая служба дала разъяснения, в которых указала, что заявления и учредительные документы можно подавать в регистрирующий орган не прошитыми.

Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия.В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения.

И государственные, и частные предприятия передают в архивное учреждение свои дела. Она должна закрывать место прошивки и сам узел.Размеры наклейки не превышают сорока — пятидесяти миллиметров.

На ней размещается заверительная подпись с указанием числа пронумерованных страниц.Внимание Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны.

Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности. Как видим, принципы все те же, но есть небольшие нюансы.Вместо послесловия В нашей статье мы поговорили о том, как правильно сшивать документы в архив, для налоговой или просто в делопроизводстве.Источник: http://konsalt74.ru/pri-sshivke-dokumentov-schitaetsja-li-poslednij-pustoj-list-67731/ Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.

Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.

На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника.

На которой заранее делается надпись:

«Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.»

.Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга.Среднее отверстие должно быть по центру.После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.Завязать узел на обороте.

Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись:«Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.».Номера не должны закрывать текст.Нумерация строго регламентирована:

• материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
• нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
• листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
• опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;
• документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером.
• письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;

Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными.

Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась.Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписиПри необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать.А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно?

Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д.Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах.Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

• бухгалтерские;
• архивные;
• на проверку.
• кадровые;

Исключение составляют документы для налоговой службы.

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания.Термины и определения».

— как правильно подшивать дела: Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций.Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».Источник: https://pallada-sar.ru/nuzhno-li-schitat-pustoj-list-pri-proshivke-dokumenta-46046/ Поделиться: ЗаписиРубрики×Рекомендуем посмотретьВНИМАНИЮ ПРАВООБЛАДАТЕЛЕЙ!

ВСЕ МАТЕРИАЛЫ РАЗМЕЩЕНЫ НА САЙТЕ СТРОГО В ИНФОРМАЦИОННЫХ И УЧЕБНЫХ ЦЕЛЯХ! ЕСЛИ ВЫ СЧИТАЕТЕ, ЧТО РАЗМЕЩЕНИЕ КАКОГО-ЛИБО МАТЕРИАЛА НАРУШАЕТ ВАШИ АВТОРСКИЕ ПРАВА — ОБЯЗАТЕЛЬНО СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ ЧЕРЕЗ ФОРМУ КОНТАКТОВ И ВАШ МАТЕРИАЛ БУДЕТ УДАЛЁН!