Главная - Другое - Командировка на транспорте по доверенности

Командировка на транспорте по доверенности


Командировка на транспорте по доверенности

Командировка на личном транспорте


» » 5/5 (1) Внимание! В главе 24 Трудового кодекса уделено внимание вопросам, касающимся служебных командировок, дано определение, что следует понимать под данным выражением, а также установлены:

  1. порядок обеспечения работника средствами в период нахождения в командировке, в каком порядке возмещаются те или иные расходы, которые понесены во время служебного выезда.
  2. определенные гарантии, которые предоставляются работнику, когда работодатель отправляет его в командировку;

Следует иметь в виду, что трудовое законодательство устанавливает общие нормы, которые должны соблюдаться при служебных командировках.

Боле детально особенности служебных командировок работников в другую местность для выполнения производственных заданий, предусмотрены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено постановлением Правительства № 749 от 29 июля 08 года.Однако некоторые положения данного нормативного документа были серьезно изменены правительственными постановлениями:

  1. № 771 от 29 тюля 2015 года «О внесении изменений в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки…».
  2. № 1595 от 29 декабря 2014 года «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»;

ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Данные документы должны были упорядочить ряд спорных вопросов, однако вызвали ажиотаж по вопросам оформления командировок и возмещения расходов, которые понес работник, убыв в поездку на личном транспорте. Это вынудило государственные структуры выдать ряд документов, которые предназначены для разъяснения возникших неясностей.Так, изданы:

  1. Минфином России приказ от 10.03.2015 № 33н «Об утверждении перечня документов, подтверждающих фактический срок пребывания федерального государственного гражданского служащего в служебной командировке при отсутствии проездных документов (билетов)»;
  2. Федеральной службой по труду и занятости письмо от 15.05.2015 № 1168-6-1 по порядку проезда к месту командировки на служебном, арендованном, попутном транспорте.
  3. Департаментом налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России, письмо от 20.04.2015 № 03-03-06/2238, разъяснившее вопрос документального подтверждения для целей налога на прибыль срока пребывания в служебной командировке и использования работником личного транспорта (легкового автомобиля, мотоцикла) для проезда к месту командирования и обратно;

С принятием перечисленных документов урегулирован порядок оформления служебных командировок с использованием личного транспорта работника.Важно!

Изменения, которые произошли в порядке оформления служебных командировок, позволили с 1 января 2016 года отказаться от подготовки и выдачи ряда документов, которые ранее составлялись в обязательном порядке. Это:

  1. отчеты о командировках.
  2. служебные задания;
  3. командировочные удостоверения;

Отпала необходимость и в ведении журнала, в котором велся учет работников, находящихся в командировке.

Однако не все работодатели восприняли данные упрощения и остались верны тому порядку, который был ранее, продолжая документирование командировочных выездов и оформление перечисленных документов. Для этого работодатель издает внутренние распоряжения.Несмотря на введенные новшества, основным документом, который был ранее и остался в настоящее время, является приказ о направлении работника в служебную командировку. Законодательными актами форма такого приказа не предусмотрена.Поэтому каждый работодатель может использовать одну из двух унифицированных форм приказа:

  1. № Т9а о направлении группы работников в командировку.
  2. № Т9 о направлении работника в командировку;

Внимание!

Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Данные формы утверждены постановлением Госкомстата Российской Федерации № 1 от 5 января 2004 года. Справедливости ради следует отметить, что с 1 января 2013 года данные формы первичного учета документов обязательными не являются.Как показывает практика, приказ о направлении работника в служебную командировку должен содержать следующую информацию:

  1. число, месяц и год и номер составления документа;
  2. данные о том, за чей счет будут возмещены командировочные расходы.
  3. сведения о месте, куда работник направляется для выполнения задания работодателя;
  4. полное наименование и организационно-правовая форма собственности организации, учреждения, предприятия;
  5. цель служебной командировки;
  6. срок командировки, включая дату убытия и прибытия;
  7. фамилия, имя, отчество, должность работника, который направляется в командировку;
  8. сведения об использовании транспорта, включая личный, служебный, общественный и его вид;

Учтите!

Как правило приказ подписывается собственником организации, учреждения, предприятия или назначенным руководителем. С приказом под роспись должен быть ознакомлен работник, убывающий в командировку.

Данная процедура является обязанностью кадрового работника.При направлении работника в командировку на личном автомобиле рекомендуется оформлять путевой лист. Наличие данного документа не является обязательным, однако позволяет не только подтвердить факт использования транспортного средства работника в служебных целях, но и обосновать расход горюче-смазочных материалов.Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата № 78 от 28 ноября 1997 года.

Наличие данного документа не является обязательным, однако позволяет не только подтвердить факт использования транспортного средства работника в служебных целях, но и обосновать расход горюче-смазочных материалов.Форма путевого листа утверждена постановлением Госкомстата № 78 от 28 ноября 1997 года. Однако письмом Министерства финансов № 03-03-06/2/161 от 25 августа 2009 года работодателям разрешено разрабатывать свою форму данного документа при условии, что в путевом листе обязательно будут присутствовать реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 года.А именно те, которые указаны в разделе 2 данного приказа Минтранса:

  1. полная информация о водителе.
  2. сведения о собственнике автомобиля;
  3. название документа и номер путевого листа;
  4. на какой срок выдан путевой лист;
  5. данные о марке, модели транспортного средства, государственном номере;

Запомните!

В соответствии со статьей 168 ТК и пунктом 11 правительственного постановления № 749 работнику, который был отправлен в командировку, подлежат возмещению следующие расходы:

  1. другие расходы, которые понес работник и которые согласен возместить работодатель.
  2. проезд работника к месту командировки и обратно;
  3. суточные;
  4. расходы на съем жилья;

Следует иметь в виду, что размер суточных устанавливается каждым работодателем самостоятельно. Что же касается государственных учреждений, то размер суточных строго определен.При этом следует исходить из требований пункта 3 статьи 217 Налогового кодекса, согласно которому не облагаются подоходным налогом суммы возмещения размером 700 рублей, если работник был командирован в пределах территории России.

При загранкомандировке сумма составляет 2500 рублей. Все суммы, которые превышают данные значения, подлежат налогообложению.По возвращении из командировки работник предоставляет в бухгалтерию работодателя авансовый отчет. Его форма № АО-1 утверждена постановлением Госкомстата РФ № 55 от 1 августа 2001 года.ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: К отчету прилагаются документы:

  1. кассовый чек, квитанция, накладная о покупке ГСМ;
  2. путевой лист;
  3. служебная записка, подтверждающая срок нахождения в командировке.
  4. подтверждающие расходы работника по найму жилья. Это может быть квитанция из гостиницы, расписка о получении денег физическим лицом, которое сдавало свое жилье в аренду командированному работнику;

Следует иметь в виду, что служебная записка составляется в произвольной форме.

Однако часто работники налоговой службы при проведении проверок требуют, чтобы данный документ был составлен по унифицированной форме. Поэтому во избежание недоразумений работодатель может самостоятельно установить форму служебной записки, издав внутренний документ.Посмотрите видео.

Использование личного авто в работе: Возмещение расходов за использование личного транспортного средства сотрудником бюджетной организации производится на общем основании. Для отправления сотрудника в служебную командировку руководитель государственной организации, учреждения или предприятия издает приказ.В нем указывается, что сотрудник (его фамилия, имя, отчество, занимаемая должность) отправляется в командировку собственным транспортом.Порядок компенсационных выплат может быть установлен местным регламентом конкретной государственной организации, учреждения или предприятия.

Он подлежит распространению на всех государственных или муниципальных служащих, а также сотрудников, содержащихся за счет бюджетных средств.Многих работодателей интересует вопрос, каким образом оплачивается и оплачивается ли вообще командировка в один день. Общий подход такой: оплате подлежит любая командировка, независимо от ее продолжительности.

Общий подход такой: оплате подлежит любая командировка, независимо от ее продолжительности.

Таким образом, однодневная командировка также оплачивается.Следующий вопрос, который представляет интерес – в каком размере следует оплачивать командировку длительностью в 1 день?Внимание! Неоднозначность ситуации объясняется тем, что на уровне законодателя не предусмотрено четкого алгоритма по оплате таких служебных поездок.

Так, с 2012 года размер суточных составляет 700 рублей при командировке в пределах территории Российской Федерации.

Однако работодатель вправе оплачивать сотруднику сумму, которая соответствует среднему заработку за один день.При однодневной командировке, так же, как и при обычной служебной, работнику компенсируются затраты:

  1. на телефонную связь.
  2. на оплату проезда, в том числе на покупку бензина, если использовался личный транспорт;

Перечень понесенных расходов и возможность их компенсации решает каждый работодатель самостоятельно. При убытии в командировку на собственном или служебном транспортном средстве в выходной или праздничный день работнику выплачивается среднедневной заработок в двойном размере.Если в служебную командировку отправляется группа сотрудников на личном транспорте одного из них, расходы на транспорт будут возмещены только работнику, которому принадлежит автомобиль.Остальным работникам оплачиваются суточные, компенсация за проезд, при условии, что они оплачивали стоимость ГСМ или производили ремонт автомобиля за собственный счет.Затраты, понесенные на съем или аренду жилья, другие расходы, которые были согласованы с работодателем, также подлежат возмещению.Директор учреждения, организации или предприятия также может отправиться в командировку на личном транспорте.

В таком случае компенсация ему выплачивается на общих основаниях.При этом следует учитывать, что такой выезд должен быть:

  1. согласован с учредителями или участниками юридического лица;
  2. или предусмотрен внутренним локальным актом.

Важно!

Если директор отправляется в командировку на служебном автотранспорте, то расходы за его использование несет собственник. То есть юридическое лицо.Работодатель, отправляя сотрудника в служебную командировку на его личном автомобиле, должен убедиться, что на транспортное средство оформлен страховой полис ОСАГО.

Это позволит покрыть расходы на ремонт автомобиля, если водитель не признан виновником дорожно-транспортного происшествия.Кроме того, возможность денежной компенсации за ДТП, которое произошло не по вине откомандированного сотрудника, должна быть предусмотрена условиями индивидуального трудового договора.

При отсутствии таких условий необходимо составить дополнительное соглашение между работником и работодателем, в котором предусмотреть возможность полной или частичной компенсации за ущерб, причиненный работнику повреждением транспортного средства в результате ДТП, если указанные расходы не покрываются страховым возмещением.Если в аварии будет подтверждена вина откомандированного сотрудника, работодатель освобождается от компенсационных выплат.ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Если работодатель и работник не предусмотрели в соглашении о компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях всех особенностей, то может возникнуть спорная ситуация по вопросу оплаты затрат на ремонт автомобиля.Например, в зависимости от особенностей поломки транспортного средства работодатель может отказать в выплате компенсации за понесенные расходы на ремонт автомобиля, который сломался при нахождении работника в командировке.
При отсутствии таких условий необходимо составить дополнительное соглашение между работником и работодателем, в котором предусмотреть возможность полной или частичной компенсации за ущерб, причиненный работнику повреждением транспортного средства в результате ДТП, если указанные расходы не покрываются страховым возмещением.Если в аварии будет подтверждена вина откомандированного сотрудника, работодатель освобождается от компенсационных выплат.ЧИТАЙТЕ ТАКЖЕ: Если работодатель и работник не предусмотрели в соглашении о компенсации расходов за использование личного транспорта в служебных целях всех особенностей, то может возникнуть спорная ситуация по вопросу оплаты затрат на ремонт автомобиля.Например, в зависимости от особенностей поломки транспортного средства работодатель может отказать в выплате компенсации за понесенные расходы на ремонт автомобиля, который сломался при нахождении работника в командировке.

Объяснить это он может тем, что поломка произошла еще до направления в командировку, а собственник автомобиля скрыл данный факт.Учтите! Без проблем будут возмещены затраты на шиномонтаж колеса.

Для этого необходимо будет предоставить чек из мастерской. Другие поломки возможно будет компенсировать в индивидуальном порядке.Общий подход следующий – служебная записка не является документом, на основании которого можно подтвердить факт использования личного транспортного средства для поездки в командировку и возвращения обратно.Это подтверждено письмом Минфина России № 03-03-06/22368 от 20 апреля 2015 года. В нем указано, что в качестве подтверждающих документов могут выступать первичные бухгалтерские документы, которые свидетельствуют о том, что личный автомобиль использовался в служебных целях.До настоящего времени судебная практика по делам такой категории еще не сложилась.

Все судебные решения до этого времени касались периода, когда вместе с служебной запиской необходимо было оформлять командировочное удостоверение, в котором делалась отметка о дате убытия в командировку и дате возвращения.В качестве выхода рекомендуется руководствоваться судебными делами по спорам с утерей командировочного удостоверения.Например, постановлениями:

  1. ФАС Западно-Сибирского округа № А27-1862/2013 от 23 декабря 2013 года, которым разрешен вопрос о продолжительности командировки и выплате суточных;
  2. Московского округа № КА-А40/1111–11 от 7 апреля 2011 года, которым допущено применение других подтверждающих документов.

Таким образом, несмотря на упрощение процедуры оформления служебных командировок путем отмены некоторых документов, которые ранее были обязательны, использование личного транспорта во время командировки требует сбора подтверждающей документации и оформления прочих сопутствующих деловых документов.Посмотрите видео. Использование личного транспорта при поездке в командировку:

Дорогие читатели нашего сайта!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн консультанта справа. Это быстро и бесплатно! Или позвоните нам по телефонам:+7-495-899-01-60Москва, Московская область+7-812-389-26-12Санкт-Петербург, Ленинградская область8-800-511-83-47Федеральный номер для других регионов РоссииЕсли ваш вопрос объемный и его лучше задать в письменном виде, то в конце статьи есть специальная форма, куда вы можете его написать и мы передадим ваш вопрос юристу, специализирующемуся именно на вашей проблеме.

Пишите! Мы поможем решить вашу юридическую проблему. Если статья была полезна, поставь 5 звездочек!

СоцсетиРубрикиСамое читаемоеПростыми словами о юридических вопросах. КонтактыРФ, г. Москва, ул. 2-я Владимирская дом 318(800) 551-71-02 — ТЕЛЕФОН ГОРЯЧЕЙ ЛИНИИ!

© Copyright 2014 — 2022, potreb-prava.com.

Все права защищены.

В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока. Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.

Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела. Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

Елена Галичевская 6 мая 2020 Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму.

От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.

Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем.

Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку. Документ оформляем по форме Т-9 (абз.

2 п. 7 Постановления Правительства РФ , далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».

Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 ). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.

По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали. По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 ). А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина.

Это делается на основании кассовых чеков. Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты. Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС ).
Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС ). После этого работодатель издает:

  1. приказ о выплате компенсации;
  2. соглашение об использовании автомобиля, где прописывает сумму компенсации (ст. ТК РФ, Письмо Минфина ).

Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).

Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина ).

А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства ):

  1. 1 500 руб. в месяц, если двигатель больше 2 000 куб. см.
  2. 1 200 руб. в месяц, если двигатель 2 000 куб. см и меньше;

Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина ).

Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.

В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем. По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.

Важные детали:

  1. Но можно договориться о том, что арендатор платит только за аренду автомобиля, а арендодатель — несёт расходы на топливо и на ремонт автомобиля. Это нужно специально оговорить в договоре.
  2. Обычно арендатор несёт расходы на содержание арендованного автомобиля и расходы по его эксплуатации (ст. ГК РФ). Арендодатель должен документально подтвердить расходы, в том числе на бензин.

Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. НК РФ, Письмо Минфина ).

Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. , пп. 1 п. 1 ст. НК РФ).

Вид договора Страховые взносы НДФЛ Аренда транспортного средства без экипажа не начисляются удерживается Аренда транспортного средства с экипажем начисляются на стоимость услуг по управлению автомобилем удерживается Елена Галичевская, редактор-эксперт Подписаться × О Ольга Почему бухгалтер оформляет приказ и служебное задание? А отдел кадров чего тогда оформлять будет? 5 Ответить Загрузить ещё

В командировку на автомобиле

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.

Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании.

Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела.

Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway

Выпуск № 30 29 июля 2016 Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки?

Какими налогами и взносами облагаются выплаты? В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.

cотрудника работодателя аренда компенсация за использование Договор аренды транспортного средства без экипажа (ст. и ГК РФ) • — — Акт приемки-передачи имущества в аренду (письмо Минфина России ) • — — Документ, подтверждающий право собственности работника на автомобиль, например копия ПТС (ст. ГК РФ; письмо Минфина России ) •* — — Дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельное соглашение об использовании автомобиля работника в интересах работодателя с установлением размера компенсации за использование такого имущества (ст.

ТК РФ) — • — Приказ о направлении работника в командировку на арендованном, личном или принадлежащем работодателю автотранспорте (п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв.

Постановлением Правительства РФ — далее Положение) • • • Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п.
Постановлением Правительства РФ — далее Положение) • • • Служебная записка и/или иной документ, который подтверждает фактический срок пребывания в командировке, например командировочное удостоверение с отметками принимающей стороны (организации или должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту (из места) командирования (п. 7 ) • • • Авансовый отчет с приложенными к нему первичными документами, подтверждающими расходы на проезд в ходе командировки: чеками на ГСМ и т.п.

(п. 26 ) • • • Путевой лист, содержащий информацию о маршруте следования в ходе командировки и о количестве израсходованных ГСМ (письмо Минфина России ; Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14) • • • Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.

Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе. Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. НК РФ; письмо Минфина России ; п.

1 Постановления Правительства РФ ):

  1. компенсацию за само использование (износ) автомобиля работника, использованного в ходе командировки.
  2. расходы на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном у сотрудника автомобиле;
  3. арендную плату за автомобиль работника;

Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ , включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России , ФНС ). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ по делу № А07-1341/2008).

Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. , п. 1 ст. НК РФ). Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п.

3 ст. НК РФ; письмо Минфина России ). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России ). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).

Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п.

3 ст. , п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. Закона № 125-ФЗ):

  1. компенсация за само использование (износ) автомобиля работника.
  2. компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно;
  3. арендная плата за автомобиль работника;

При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п.

2 письма ПФ РФ ). Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России ). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014). Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.

Рекомендуем прочесть:  Код уфмс 020 019

Арендная плата за автомобиль работника по договору аренды без экипажа Полностью учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией Облагается (при выплате у налогового агента) Не облагается Компенсация документально подтвержденных расходов на проезд (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно на автомобиле работодателя или на арендованном автомобиле Не облагается Компенсация за само использование (износ) автомобиля работника в ходе командировки, а также компенсация документально подтвержденных расходов на проезд* (ГСМ и т.п.) в командировку на автомобиле работника по дополнительному или отдельному соглашению к трудовому договору и выплате соответствующей компенсации за использование такого имущества Учитывается в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ Не облагается** Примечания.

*По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России и ФНС РФ ).

**Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ и Минтруда РФ ). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов ( Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).

Илья Антоненко, аттестованный аудитор Подписаться × Выпуск № 30, июль 2016 Онлайн-кассы: готовимся к новым требованиям Елизавета Казакова Елена Кулакова Анна Соловьева Екатерина Костакова Экспертное мнение Ольга Букина Мария Скобелева Луиза Баянова Александр Лавров Экспертное мнение Илья Макалкин Загрузить ещё

Работник на служебном авто: как правильно все оформить

→ → → Добавить в «Нужное» Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 января 2020 г. Н.Н. Катаева,ведущий экспертЕсли в компании есть собственный или арендованный легковой автомобиль, она может предоставить его своему работнику для выполнения служебных заданий или для личных целей.

Например, директору или сотрудникам, работа которых требует частых поездок к клиентам и партнерам, — менеджерам по закупкам и продажам, торговым представителям. Чтобы избежать налоговых и финансовых рисков, нужно правильно оформить использование автомобиля. Порядок и условия предоставления работникам в пользование служебного авто должны быть прописаны: •или в локальном нормативном акте компании, например в положении об использовании служебного транспорта; •или в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с сотрудником.

Справка Если полис ОСАГО оформлен электронно, его можно не распечатывать.

Достаточно предъявить полис инспектору ГИБДД на смартфоне. Если у компании целый парк автомобилей, лучше воспользоваться первым вариантом и разработать положение об использовании служебного транспорта.

Это удобно еще и потому, что при внесении изменений в трудовой договор с сотрудником его надо уведомить письменно о предстоящих изменениях за 2 месяца и указать их причины.

В положении необходимо: •указать категории работников, которые будут иметь право пользоваться служебным транспортом; •установить цели использования — производственные или личные; •перечислить расходы, которые несет компания, в соответствии с классом авто и категорией работников (например, на ремонт автомобиля, техобслуживание и ГСМ) и расходы за счет работника (например, ГСМ при использовании автомобиля в личных целях сотрудника); •определить политику компании в отношении ДТП (порядок возмещения ущерба пострадавшим); •прописать порядок уплаты штрафов за нарушение работником ПДД; •предусмотреть отчетность по использованию автомобиля (путевые листы, авансовые отчеты и др.).

Прописать порядок предоставления сотрудникам в пользование служебных автомобилей можно или в ЛНА, или в трудовых договорах.

Компания сама выбирает наиболее удобный вариант Также можно закрепить правила эксплуатации автомобиля.

Например, установить: •допустимый ежедневный километраж; •разрешение пользоваться автомобилем в личных целях только в нерабочее время; •запрет на выезд за пределы населенного пункта; •запрет на использование неисправного автомобиля; •запрет на передачу автомобиля третьим лицам. Ознакомьте работников с этим документом под роспись. Если автомобилей у компании немного, то условия использования можно прописать в трудовом договоре (дополнительном соглашении) с конкретным сотрудником, .

Кроме того, необходимо оформить: •приказ о закреплении автомобиля за сотрудником. В нем надо указать, кому, какой автомобиль (марка, госномер) предоставляется и на какой срок; •акт приема-передачи автомобиля. В акте нужно перечислить все документы и оборудование, которые передаются вместе с автомобилем (например, свидетельство о регистрации автомобиля, бумажный страховой полис, аптечка, огнетушитель, домкрат и др.).

Внимание Сотрудник, которому для работы предоставляется служебный автомобиль, должен иметь российское водительское удостоверение (за исключением граждан Киргизии и стран, где русский язык имеет статус официального) (далее — Закон № 196-ФЗ). За его отсутствие директор заплатит штраф 50 000 руб., а обычный работник — от 5000 до 15 000 руб., Чтобы учесть стоимость ГСМ в налоговых расходах, необходимо определить, : •для каких целей (деловых или личных) сотрудник использовал служебный автомобиль; •расход топлива.

Справка При перевозках грузов (в том числе для собственных нужд компании грузовыми автомобилями) и пассажиров (включая сотрудников организации — автобусами) составлять путевые листы необходимо (далее — Приказ № 152); . Поскольку служебный легковой автомобиль для коммерческих перевозок не используется, то путевой лист можно и не составлять; . Тогда деловую цель поездки и расход ГСМ можно подтвердить, например, данными системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или других систем, позволяющих определить маршрут автомобиля и количество израсходованного топлива.

Нужно лишь распечатать отчеты из этой системы и подписать у сотрудника.

Если же электронной системы контроля нет или она не предоставляет всех необходимых данных, то можно использовать любой документ, подтверждающий производственную направленность расхода и количество израсходованного топлива.

Форму документа и порядок его составления стоит закрепить в учетной политике. Удобно воспользоваться путевым листом, в котором указана вся необходимая информация (маршрут движения автомобиля, показания одометра и расход топлива). Путевой лист можно составлять по унифицированной форме или по разработанной самостоятельно.

В путевом листе должны быть такие обязательные реквизиты, как; : •наименование и номер путевого листа; •сведения о сроке действия путевого листа; •сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; •сведения о транспортном средстве; •сведения о водителе.

Можно разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности деятельности организации. Совет Не забудьте выдать сотруднику доверенность на управление корпоративным автомобилем.

Она понадобится, если автомобиль заберут на штрафстоянку. Водитель обязан проходить предрейсовые медосмотры, .

И в путевом листе ставится отметка о его прохождении. Отсутствие предрейсовых медосмотров сотрудников компании, которые используют служебный автомобиль, трудовая инспекция может квалифицировать как нарушение законодательства об охране труда. Поскольку, по мнению трудовой инспекции, на них также распространяются требования о медосмотрах.

Внимание Отсутствие сведений о пройденных предрейсовых медосмотрах водителей и о технических осмотрах транспортных средств при перевозках пассажиров, а также багажа и грузов грозит штрафом: •для организации — от 110 000 до 130 000 руб.; •для ее руководителя (ИП) — от 15 000 до 25 000 руб.

Чтобы опровергнуть доводы трудовой инспекции по поводу обязательных медосмотров работников, управляющих служебными автомобилями, и избежать штрафов, важно грамотно составить кадровые документы.

Если служебный автомобиль — легковой, проводить его предрейсовый техосмотр не требуется В трудовом договоре с работниками не надо прописывать в качестве трудовой функции управление транспортным средством.

Поскольку это трудовая функция водителя. Лучше указать, например, что коммерческий директор обязан проводить встречи с партнерами как в офисе работодателя, так и в офисах партнеров.

В должностной инструкции не стоит упоминать обязанность ежедневно передвигаться на транспорте. Закрепите только требования о выполнении функций по должности, которую занимает сотрудник. А в положении об использовании служебного транспорта хорошо бы предусмотреть, что предоставление автомобиля — это вид дополнительной меры стимулирования для отдельных сотрудников.

Штатное расписание, где сотрудник не указан в качестве водителя, будет дополнительным аргументом для обоснования своей позиции в споре с трудовой инспекцией. В самостоятельно разработанной форме путевого листа (если таковая применяется) не следует указывать сотрудника, использующего служебный автомобиль, как водителя. Укажите его непосредственную должность (директор, менеджер или торговый представитель).

Организации, которые используют легковые автомобили для своих нужд, не обязаны проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства. А значит, нет необходимости проставлять отметку в путевом листе о его проведении.

Обязанность проводить предрейсовый техконтроль автомобиля у компании есть только при перевозке грузов (в том числе для собственных нужд компании грузовыми автомобилями) или пассажиров (включая сотрудников организации — автобусами).

А чтобы не произошло аварии из-за технического состояния автомобиля, достаточно проводить техобслуживание в сроки, установленные заводом-изготовителем, и проходить периодический техосмотр; ; . Если сотрудник компании за рулем корпоративного автомобиля в результате нарушения ПДД повредил свой и (или) чужой автомобиль или припарковался в неположенном месте, то организации придется, , , , ; , ; (далее — Закон № 40-ФЗ); , : •возместить ущерб, причиненный третьему лицу (если возмещения по страховке ОСАГО); •уплатить административный штраф; •потратиться на ремонт собственного автомобиля (если возмещения по договору страхования каско недостаточно или он отсутствует).

О том, как взыскать ущерб с работника, можно почитать: ; Однако если сотрудник ГИБДД или суд признает виновным в аварии работника компании, находившегося за рулем служебного автомобиля, то организация может взыскать с него сумму ущерба, как выплаченную третьему лицу, так и потраченную на ремонт своего автомобиля; , ; .

Виновный в аварии и привлеченный к административной ответственности работник должен полностью возместить причиненный организации ущерб без отдельного договора (далее — Постановление № 52). Если же сотрудник не виноват в ДТП, то привлекать его к материальной ответственности нельзя.

Ущерб будет возмещать страховая компания виновника аварии или он сам. Если в ДТП попали только две машины, никто не пострадал (ущерб причинен только автомобилям) и водители не имеют разногласий относительно вины и повреждений, то сотрудников полиции можно не вызывать; . В таком случае административное нарушение зафиксировано не будет.

И организация не сможет взыскать ущерб с работника. Чтобы этого избежать, необходимо закрепить в положении об использовании служебного транспорта или в трудовом договоре с сотрудником его обязанность сразу же информировать работодателя об аварии и оформлять ее только в присутствии сотрудников ГИБДД. Учесть сумму возмещения причиненного третьим лицам ущерба при совершении сотрудником компании ДТП организация сможет только в судебном порядке на дату вступления в законную силу решения суда.

Если организация возмещает ущерб до суда — на дату его признания, ; .

Сумма возмещения ущерба, взыскиваемая с сотрудника, признается внереализационным доходом на дату признания им долга, .

Справка Страховое возмещение вреда, причиненного имуществу каждого потерпевшего, по ОСАГО составляет максимум 400 000 руб. Если организация, возместившая ущерб по ДТП третьей стороне, не взыскивает причиненные ей самой убытки с виновного работника, то, по мнению налоговиков, она не сможет учесть в налоговых расходах суммы этого возмещения; . Но суды такую позицию налоговиков не поддерживают, поскольку согласно Налоговому кодексу право организации отнести сумму ущерба, причиненного третьим лицам, к расходам не зависит от факта предъявления иска к виновному работнику; .

Административный штраф за нарушение ПДД организация не сможет учесть в налоговых расходах. Уплатив его за счет собственных средств, компания вправе взыскать сумму штрафа с виновного работника, , .

И включить ее в доходы. Совокупный размер удержаний с виновного работника не может быть больше 20% выплачиваемой зарплаты за вычетом НДФЛ. При удержании по одному или нескольким исполнительным документам — до 50% зарплаты; . Если же сумму причиненного ущерба и административного штрафа с сотрудника компания решит не возмещать, у работника, по мнению Минфина, возникает доход.

И организации придется исчислить НДФЛ.

* * * При использовании автомобиля сотрудником в личных целях признать в налоговом учете расходы на его содержание организация не сможет.

Если же автомобиль используется и для служебных, и для личных целей, то необходимо установить порядок разделения расходов. Например, можно предусмотреть оформление путевых листов на служебные поездки или установить лимиты расходов.