Главная - Трудовое право - Работник возвращает сумму за неотработанный отпуск при увольнении

Работник возвращает сумму за неотработанный отпуск при увольнении


Работник возвращает сумму за неотработанный отпуск при увольнении

Взыскание денег за неотработанный отпуск при увольнении незаконно


9 апреля 20185,3 тыс. прочитали2,5 мин.7,8 тыс. просмотров публикацииУникальные посетители страницы5,3 тыс. прочитали до концаЭто 69% от открывших публикацию2,5 минуты — среднее время чтенияПроблема, наверняка, известна многим: если работник отгулял отпуск за текущий год, но, до конца его не доработав, решил уволиться (или его увольняют), то бухгалтерия обязательно потребует у него вернуть отпускные за ту часть отпуска, которая осталась неотработанной.

А отдавать деньги мало кому хочется… Но на самом деле отдавать их вовсе необязательно – поясню, почему.Начнем с того, что работодатель не имеет права отказывать в предоставлении полного отпуска (28 календарных дней), ссылаясь на то, что работник еще не выработал положенный минимум стажа – 11 месяцев. По закону у работника возникает право на отпуск, если он проработал 6 месяцев, при этом ничего не говорится об ограничении продолжительности этого отпуска в зависимости от отработанного времени. Многие же работодатели ссылаются на те самые 11 месяцев.

А появляются они из действующих правил оплаты отпусков: работник имеет право получить денежную компенсацию за полный отпуск, если проработал не менее 11 месяцев в этой организации (см. подробнее ). Отсюда и делается ошибочный вывод, что сотрудник должен отработать не менее 11 месяцев, чтобы уйти в полный отпуск, за меньший стаж отпуск должен быть сокращен пропорционально. В действительности же работник имеет полное право, отработав 6 месяцев, получить отпуск установленной трудовым договором продолжительности.Далее, если работник воспользовался своим правом и отгулял отпуск, не отработав весь год, то в случае его увольнения и возникает та самая ситуация с переплаченными отпускными.

Да, отпускные действительно переплачены, но как их может вернуть работодатель?

1) По закону у него есть в таких случаях право удержать из выплат, причитающихся работнику, сумму отпускных.

Но:- он имеет право удерживать не более 20% из зарплаты работника. Когда работник увольняется, то все, что может работодатель – это вычесть из его расчета 20%.

Если эта сумма не погашает всей задолженности, то требовать от работника внести оставшуюся сумму незаконно:- даже если работник сам напишет заявление о том, что просит удержать с него всю сумму задолженности, удержание свыше 20% все равно считается незаконным,- любые удержания прямо запрещены, если работник увольняется в связи с: — отказом от перевода на другую работу по медицинским показаниям; — ликвидацией организации; — сокращением штата; — сменой собственника имущества организации. Также не допускаются удержания, если трудовой договор прекращается по таким основаниям, как: — призыв работника на военную службу; — восстановление в должности предыдущего работника судебным решением; — наступление у работника инвалидности; — смерть работника.

2) Работодатель может обратиться в суд с иском о взыскании с работника переплаченных отпускных.Однако судебная практика на уровне Верховного Суда РФ однозначно сходится в том, что такое взыскание противоречит трудовому законодательству. Там четко сказано, что взыскать с работника излишне выплаченную зарплату можно только в строго определенных случаях (счетная ошибка, простой и т.д.).

Использование работником полного отпуска авансом к этим случаям не относится.Поэтому единственный вариант, когда работодатель законно может вернуть излишне выплаченные работнику отпускные, – получить их от работника наличными, через кассу, без всяких удержаний. Разумеется, сделать это работник может только добровольно, принудительно взыскивать с него долг работодатель не вправе.

Отпуск авансом: последствия для бухгалтера

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру Ситуация, когда работники увольняются до окончания того рабочего года, в счет которого уже предоставлен отпуск — не редкость. Трудовой кодекс позволяет удержать излишние выплаты из зарплаты.

Но не всегда. Рассмотрим подробно, в каких случаях можно произвести удержания, к каким налоговым последствиям это приводит и как отразить пересчет в бухгалтерском учете. По правилам ТК РФ право на отпуск за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока.

Отдельным категориям работников работодатель обязан предоставить отпуск по заявлению до истечения указанного срока. Например, женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

Рабочий год составляет 12 месяцев и в отличие от календарного года исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу к конкретному работодателю (, Роструда от 14.06.2012 N 853-6-1).

Например, если сотрудник устроился к вам 15 декабря 2020 года, рабочий год составит период с 15.12.2019 по 14.12.2020.

Кстати, Минтруд давал разъяснения, что отпуск не должен начинаться раньше, чем рабочий год, за который он предоставляется. При этом окончание отпуска может приходиться на следующий рабочий год ().

В судебной практике поддерживается тот же подход (Определения Нижегородского областного суда от 17.08.2010 по делу N 33-7171, Санкт-Петербургского городского суда N 33-16777/2012, Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 25.05.2017 N 33-10206/2017 по делу N 2-17215/2016). Это означает, что если работник устроился к вам 01.12.2018 и по состоянию на 30.11.2019 (рабочий год с 01.12.2018 по 30.11.2019) отгулял все 28 календарных дней (по общему правилу), очередной отпуск ему может быть предоставлен не ранее 1 декабря 2020 года.

Очередность предоставления отпусков ежегодно планируется работодателем. Не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года утверждается график отпусков. При этом отдельные категории работников имеют право пойти в отпуск по заявлению, без учета графика.

Например, такой отпуск предоставляется работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ). При планировании отпусков надо иметь в виду, что его можно делить на части, но хотя бы одна его часть должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ).

Причем 14 календарных дней предоставляются именно за рабочий год, а не календарный (Письмо Минтруда России от 24.09.2019 N 14-2/ООГ-6958). Это означает, что если у работника есть не отгулянные отпуска, 14 дней за текущий рабочий год должно считаться без учета этих отпусков. Не отгулянные отпуска можно приплюсовать к этому отпуску или предоставить в другое время.

Кстати, Роструд отговаривает чрезмерно дробить отпуска, иначе работник не сможет воспользоваться отдыхом для восстановления своей трудоспособности. Итак, отпуск не может быть предоставлен раньше начала рабочего года, но может быть использован до его окончания.

Причем законодательно не установлено норм, позволяющих работодателю предоставлять отпуск в рабочем году с учетом отработанных дней. Соответственно, могут возникнуть неотработанные дни, если работник увольняется до окончания рабочего года, в счет которого предоставлен отпуск. Удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

В соответствии с абз.5 ч.2 ст.137 ТК РФ при увольнении работника до окончания того рабочего года, в счет которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, из его зарплаты можно произвести удержания за неотработанные дни отпуска.

Но есть ряд ограничений.Во-первых, есть ограничения для отдельных оснований увольнения. Например, нельзя производить удержание, если работник увольняется в связи с ликвидацией организации или сокращением численности или штата работников.Во-вторых, размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20% выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, , Минздравсоцразвития России от 16.11.2011 N 22-2-4852).

Если выплачиваемых сумм не хватает для удержаний, взыскать с работника сумму неотработанных отпускных нельзя (ч.

4 ст. 137 ТК РФ, п. 3 ст. 1109 ГК РФ, п. 5 Обзора судебной практики Верховного Суда Российской Федерации за третий квартал 2013 года, Определение Верховного Суда РФ от 12.09.2014 N 74-КГ14-3, Письмо Минтруда России от 23.10.2018 N 14-1/ООГ-8448). Так что в суд за взысканием обращаться бесполезно (Определение Верховного суда РФ от 25.10.2013 N 69-КГ13-6, Определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу N 33-23166).

Так что в суд за взысканием обращаться бесполезно (Определение Верховного суда РФ от 25.10.2013 N 69-КГ13-6, Определение Московского городского суда от 08.08.2011 по делу N 33-23166).

Кроме того, если на работника есть исполнительный документ, удержание в счет неотработанного отпуска можно произвести только после удержаний по всем исполнительным документам, поскольку исполнительные документы имеют приоритет над удержаниями по решению работодателя (ч.

2 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»). Причем увеличенные лимиты (50% и 70%) действуют только в отношении удержаний по исполнительным документами (ч.ч.

2, 3 ст. 138 ТК РФ, ч. 2, 3 ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ). Суммировать установленные лимиты нельзя (Письмо Роструда от 30.05.2012 N ПГ/3890-6-1).В-третьих, следует помнить о том, что удержания могут производиться не из всех сумм, а только из выплат, причитающихся работнику при увольнении (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142, Определение Верховного Суда РФ от 05.02.2018 N 59-КГ17-19).

Это означает, что если работник перед увольнением, например, болел, удержать излишне выплаченные отпускные из пособия по временной нетрудоспособности нельзя (см., например, Апелляционное определение Самарского областного суда от 04.06.2012 N 33-5116/2012). Кроме того, нельзя производить удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание (ч.4 ст.138 ТК РФ).

Это, например, возмещение командировочных расходов по авансовому отчету, компенсация за использование личного имущества работника (пп. «а», «б» п. 8 ч. 1 ст. 101 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»). Во всех случаях, когда вы попадаете на ограничение удержаний, можно договориться с работником о добровольном возврате суммы.

Например, он может написать заявление об удержании из зарплаты (или иных выплат). Тогда речь будет идти не об удержании в смысле ст.ст.

137 и 138 ТК РФ, а о волеизъявлении работника на распоряжение своей заработной платой, как указывает Роструд, например, в Письме от 07.10.2019 N ПГ/25778-6-1 (по смыслу см.

также , от 16.09.2012 N ПР/7156-6-1).

Кроме того, работник может вернуть долг деньгами в кассу организации. Кстати, по смыслу разъяснений, представленных в , удержания по воле работника можно производить и из пособия по временной нетрудоспособности (в письме рассматривалось излишне выплаченное пособие).

Удержание за не отработанные дни отпуска является правом, а не обязанностью работодателя и относятся к его усмотрению (Письмо Минтруда России от 22.10.2018 N 14-1/ООГ-8142). Так что работодатель может отказаться от удержаний.

Если же с учетом всех правил и ограничений у организации хватает выплат для удержаний за неотработанные дни отпуска, оформить такое удержание следует приказом руководителя (поскольку удержание производится по решению работодателя). Учитывая, что установленной формы такого приказа нет, он составляется в произвольной форме.

Далее рассмотрим, как решение работодателя об удержании или договоренность с работником о добровольном возврате сумм повлияют на налоги и страховые взносы. Ведь в итоге производится пересчет ранее произведенных отпускных выплат. Отпускные включаются в состав расходов на оплату труда в размере начисленных сумм (п.7 ст.255 НК РФ).

При пересчете отпускных и удержании из зарплаты (либо добровольном возврате) вносить корректировки в ранее исчисленную налоговую базу не нужно, поскольку начисление отпускных в первоначальной сумме не было ошибочным.

Из разъяснений Минфина следует, что при удержании неотработанных отпускных соответствующие суммы, ранее включенные в расходы, следует учесть в составе внереализационных доходов по аналогии с возвратом (восстановлением) затрат, которые ранее были учтены в составе расходов (например, восстановленные резервы) (ст.250 НК РФ, ).

Аналогичное мнение представлено в Письме УФНС РФ по г.

Москве от 11.01.2007 N Включение удерживаемых (возвращаемых) сумм именно в состав внереализационных доходов обосновано тем, что такие поступления не связаны с реализацией товаров (работ, услуг) (а значит не относятся к доходам от реализации по ст.249 НК РФ) при этом перечень внереализационных доходов является открытым. В свою очередь, корректировать расходы в виде ранее выплаченных отпускных оснований нет, поскольку выплаты производились в соответствии с трудовым законодательством РФ. Ситуацию, когда работодатель не удерживает сумму авансовых отпускных, УФНС России по г.

Москве поясняет так: «расходы организации-работодателя, понесенные в связи с увольнением работника, не отработавшего дни предоставленного отпуска, не учитываются при формировании налогооблагаемой прибыли в связи с их несоответствием положениям ст. 252 НК РФ» (Письмо от 30.06.2008 N 20-12/061148).

В Письме УФНС России по г. Москве от 17.04.2006 N 21-07/[email protected] уточняется, что речь идет о ситуации, когда работодатель имел возможность удержать сумму с увольняемого работника в соответствии с ТК РФ, но не сделал это.

Таким образом, по логике налоговых органов, если работодатель сам отказывается от удержаний, сумму отпускных в части неотработанных дней нельзя включать в расходы.

Правда, как скорректировать базу по налогу на прибыль, не поясняется.

Учитывая, что изначально отпускные были выплачены и учтены в расходах в правильной сумме, вносить уточнения в первоначальную отчетность оснований нет. В связи с этим ранее признанные расходы могут быть скорректированы путем увеличения в текущем периоде внереализационных доходов на сумму, от удержания которой работодатель отказывается.

При этом у организации нет оснований исключать из расходов страховые взносы, начисленные на суммы отпускных за неотработанные дни, не возвращенные работником. Ведь ст.270 НК РФ не содержит запрета на учет в расходах страховых взносов, начисленных на выплаты и вознаграждения, которые не признаются расходами в целях гл.

25 НК РФ (Письма Минфина России от 21.10.2016 N 03-03-06/1/61454, от 09.06.2014 N 03-03-06/1/27634, ). В то же время, существует подход о том, что работодатель не обязан увеличивать в текущем периоде налоговую базу по налогу на прибыль на сумму неотработанных отпускных, от удержания которых он отказался, поскольку с точки зрения трудового законодательства у работника не образуется задолженности. Работодатель лишь вправе (но не обязан) произвести удержание.

Отказ от подобных удержаний не образует долга за работником и может быть элементом кадровой политики организации, ориентированной на интересы работников и поднимающей положительный имидж компании для привлечения и удержания лучших кадровых ресурсов. При этом в силу принципа свободы экономической деятельности налогоплательщик осуществляет ее самостоятельно на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность. Обоснованность расходов, учитываемых при расчете налоговой базы, должна оцениваться с учетом обстоятельств, свидетельствующих о намерениях налогоплательщика получить экономический эффект в результате реальной предпринимательской или иной экономической деятельности (Определения Конституционного Суда РФ от 16.12.2008 N 1072-О-О, от 04.06.2007 N 366-О-П, от 04.06.2007 N 320-О-П, Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53).

Если же работодатель не смог удержать сумму авансовых отпускных из-за указанных выше ограничений на удержания (установленных трудовым законодательством), ничего корректировать не нужно, поскольку права на взыскание этой суммы у работодателя нет. Рисков в части налога на прибыль в таком случае, на наш взгляд, возникать не должно. Суммы выплаченных отпускных являются доходами работников, облагаемыми НДФЛ (пп.

6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 210 НК РФ). НДФЛ исчисляется на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст.

223 НК РФ (п. 3 ст. 226 НК РФ). В отношении отпускных такой датой является день выплаты доходов (перечисление на карточку работнику или выдача наличными через кассу) (пп.1 п.1 ст.223 НК РФ, , Письмо ФНС России от 13.06.2012 N ЕД-4-3/[email protected] вместе с Письмом Минфина России от 06.06.2012 N 03-04-08/8-139). Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате работнику (п.

4 ст. 226 НК РФ). Перечисляется НДФЛ с отпускных не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты (п.6 ст.226 НК РФ).

Если из дохода налогоплательщика по его распоряжению, по решению суда или иных органов производятся какие-либо удержания, такие удержания не уменьшают налоговую базу (абз.2 п.1 ст.210 НК РФ). По разъяснениям Минфина, в случае, если работник возвращает работодателю фактически выплаченные ему ранее суммы отпускных, такие суммы не будут признаваться его доходом. Удержанные и перечисленные в бюджет с указанных отпускных суммы НДФЛ являются излишне уплаченными налоговым агентом.

Соответственно, суммы налоговых обязательств работника по НДФЛ за налоговый период необходимо скорректировать. При этом у налогового агента — работодателя образуется переплата по НДФЛ, которая может быть возвращена ему в рамках ст.78 НК РФ (Письмо от 30.10.2015 N 03-04-07/62635 (направлено )).

ФНС, в свою очередь, поясняет, что в случае когда организация (налоговый агент) производит перерасчет суммы отпускных и, соответственно, суммы НДФЛ, то в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета (Письмо ФНС России от 24.05.2016 N БС-4-11/9248). В Письме УФНС России по г. Москве от 12.03.2018 N 20-15/049940 уточняется, что итоговые суммы с учетом произведенного пересчета отражаются в разделе 1 уточненного расчета по форме 6-НДФЛ за период, в котором отпускные были начислены. Таким образом, если к моменту пересчета отпускных вы уже представили форму 6-НДФЛ, ее необходимо скорректировать, внеся в нее суммы отпускных с учетом удержания (возврата) налога.

Справки по форме 2-НДФЛ тоже необходимо скорректировать, если к моменту пересчета вы их уже представили. Если нет — итоговые данные необходимо сформировать с учетом пересчета. Указанный подход представлен в п.1 Письма ФНС России от 11.10.2017 N ГД-4-11/20479. В том случае если работодатель не удерживает суммы отпускных за неотработанные дни (по своей воле или в силу законодательных ограничений), никаких корректировок в отчетность по НДФЛ вносить не нужно.

В том случае если работодатель не удерживает суммы отпускных за неотработанные дни (по своей воле или в силу законодательных ограничений), никаких корректировок в отчетность по НДФЛ вносить не нужно. Ведь с доходов работника уже был удержан НДФЛ, при этом отпускные остались отпускными (переквалификации выплат не производится).

Дополнительного дохода у работника не возникает. По данному вопросу см. Письма Минфина России от 26.12.2017 N 03-04-06/86736 и УФНС России по г. Москве от 28.06.2018 N 20-15/138129.

С суммы отпускных работодатель в общем порядке исчисляет страховые взносы (п.1 ст.420 НК РФ). База по страховым взносам исчисляется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего месяца (п.1 ст.431 НК РФ).

Поскольку в связи с удержанием (возвратом) сумм неотработанного аванса размер ранее исчисленных страховых взносов уменьшается, работодатель не обязан представлять уточненный Расчет по страховым взносам (п.п.

1, 7 ст.81 НК РФ). Однако скорректировать обязательства по страховым взносами нужно. Поскольку взносы считаются нарастающим итогом с начала года, есть мнение, что корректировку взносов в связи с удержанием (возвратом) отпускных за неотработанные дни можно произвести в текущем периоде. Однако такой подход не совсем корректен и не позволяет учесть ситуацию, когда работник в добровольном порядке возвращает суммы в размере большем, чем итоговые выплаты при увольнении.
Однако такой подход не совсем корректен и не позволяет учесть ситуацию, когда работник в добровольном порядке возвращает суммы в размере большем, чем итоговые выплаты при увольнении.

Ведь отрицательные значения в Расчете по страховым взносам не допускаются (). Кроме того, сведения из Раздела 3 Расчета по страховым взносам должны быть корректно отражены на индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц. В связи с этим возникает необходимость скорректировать сумму отпускных в том периоде, в котором они первоначально были начислены, как указано, например, в п.2 .

Этот вариант рекомендуется использовать в любом случае (даже если выплат при увольнении хватает на удержание), чтобы сведения из Расчета по страховым взносам были сопоставимы с формами 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Если организация откажется от удержаний или не сможет их произвести из-за ограничений, никаких корректировок в Расчет по страховым взносам вносить не надо, поскольку суммы ранее исчисленных взносов не меняются (Письмо Минфина России от 26.07.2018 N 03-15-06/52554). Заработная плата, выплачиваемая при увольнении, а также начисленные на нее страховые взносы, являются расходами по обычным видам деятельности и признаются в периоде их начисления (п.

п. 5, 16, 18 ). Нормативно-правовыми актами не установлен порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с удержанием (возвратом) сумм за неотработанные дни отпуска. При этом пересчет отпускных в связи с увольнением работника не является ошибкой в бухгалтерском учете, что следует из п. 2 ПБУ 22/2010. Порядок отражения операций в учете может быть разработан самостоятельно и закреплен в учетной политике (п.

4 ст. 8 , п.7 ). С нашей точки зрения, организация может производить корректировку отпускных методом сторнирования ранее произведенных записей (по аналогии с вариантом, предложенным в Письме Минфина России от 20.10.2004 N 07-05-13/10).

При этом если начисление отпускных и их пересчет приходятся на разные отчетные годы (то есть когда уже определен финансовый результат предыдущего года), корректировку начислений наиболее обоснованно производить с отнесением суммы уменьшения отпускных в состав прочих доходов в качестве прибыли прошлых лет, выявленной в отчетном году (п. 7 ПБУ 9/99). Если какие-либо суммы с работника не удерживаются (или он их не возвращает), корректировать ранее начисленные отпускные в данной части не нужно.Пример.

В сентябре 2020 года сотруднику начислены и выплачены отпускные. 24 декабря 2020 года сотрудник увольняется.

Сумма начисленных отпускных за неотработанные отпускные дни составляет 7 126 (НДФЛ 13% — 926 руб.). Заработная плата, начисленная при увольнении, составляет 40 000 руб. Налоговые вычеты по НДФЛ в данном случае не учитываем. Максимальный размер удержаний, которые может произвести работодатель в отношении выплат при увольнении составляет 6 960 руб.

Максимальный размер удержаний, которые может произвести работодатель в отношении выплат при увольнении составляет 6 960 руб. ((40 000 руб. — 40 000 руб. х 13%) х 20%). Соответственно, работодатель может удержать всю сумму излишне выплаченных отпускных в размере 6 200 руб.

(7 126 руб. — 926 руб.). Бухгалтерские записи будут следующие:На 24.12.2019:Дебет 20 (26, 44.) Кредит 70 — 40 000 руб. — начислена зарплата при увольнении;Дебет 20 (26, 44.) Кредит 69 (по субсчетам) — 12 080 руб. (40 000 руб. х 30,2%) — начислены страховые взносы с зарплаты (по максимальному тарифу 30,2%);Дебет 96 (20, 26, 44.) Кредит 70 — 7 126 руб.

— СТОРНО — скорректированы ранее начисленные отпускные в связи с удержанием;Дебет 70 Кредит 68 — 926 руб. — СТОРНО — скорректирован ранее удержанный НДФЛ;Дебет 96 (20, 26, 44.) Кредит 69 (по субсчетам) — 2 152,05 руб. (7 126 руб. х 30,2%) — СТОРНО — скорректированы страховые взносы с ранее исчисленных отпускных;Дебет 70 Кредит 68 — 5 200 руб.
(7 126 руб. х 30,2%) — СТОРНО — скорректированы страховые взносы с ранее исчисленных отпускных;Дебет 70 Кредит 68 — 5 200 руб. (40 000 руб. х 13%) — удержан НДФЛ с заработной платы, начисленной при увольнении;Дебет 70 Кредит 50 — 28 600 руб.

(40 000 — 6 200 — 5 200) — произведен окончательный расчет с сотрудником; В данном случае в Расчет по страховым взносам, а также в раздел 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2020 года вносятся корректировки путем подачи уточненных отчетов. Поскольку форма 2-НДФЛ еще не представлялась, при заполнении формы за 2020 год уже будет учтен пересчет отпускных. В налоговом учете в периоде получения денежных средств от работника сумму в размере 7 126 руб., ранее включенную в расходы, следует учесть в составе внереализационных доходов.

Итак, несмотря на то, что пересчет отпускных не является ошибкой, удержание (возврат) неотработанных дней отпуска приводит к необходимости корректировать ранее представленную отчетность и производить корректировочные записи в бухгалтерском учете. «» : Теги:

  1. , эксперт

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении: подробная инструкция

/ / / Обновлено 10.09.2019 Автор статьи: Рецензент: 2020-02-07T16:23:28+03:00 Удержание за не отработанные дни отпуска при увольнении, может быть произведено работодателем, при наличии на то законных оснований. Для того же, чтобы знать, в каких случаях возможно удержать сумму излишне выплаченных отпускных и как это сделать, полезно будет ознакомиться с нашей статьей.

По законодательству работник может воспользоваться отпуском за первый год спустя полгода после приема на работу. В последующие годы отпуск может быть использован в любое время.

Единственное условие — продолжительность одной части не менее 14 дней. Оставшиеся части можно разбивать в произвольном порядке. При увольнении работника, организация обязана в последний день произвести с ним окончательные расчеты.

При неиспользованном до конца отпуске, работнику выплачивается компенсация за оставшиеся положенные ему дни. В противоположной ситуации, когда работник использовал до конца отпуск за год, а увольняется до его окончания, работодатель имеет право провести . Удержание отпускных при увольнении использованных авансом возможно в размере не более 20 % от общей выплаты.

Суммы удержанного отпуска влияют на расчеты по страховым взносам, НДФЛ и налогу на прибыль. Понять механизм появления не отработанных отпускных поможет следующий пример.

Пример Выпускник технического университета Птичкин П. Н. устроился на вертолетный завод 01.07.2017, а в январе 2020 года получил право уйти в отпуск (абз. 2 ТК РФ) и воспользовался этой возможностью.

Длительность его отпуска составила 28 календарных дней ( ТК РФ). Детальнее о предоставлении отпуска и его продолжительности узнайте из статьи

«Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)»

.

Во время отдыха он получил более выгодное предложение о работе и сразу после выхода из отпуска уволился с завода. Таким образом, к моменту увольнения Птичкин П.

Н. заработал только половину законного отпуска: 14 дней (6 мес. × 28 дней / 12 мес.), а использовал все 28 дней. Неотработанных к моменту увольнения дней отпуска оказалось 14 (28 – 14).

Поскольку перед уходом в отпуск сотрудник получил всю сумму отпускных, к моменту увольнения у него образовался долг перед фирмой за оплаченные авансом 14 дней отпуска. Право на отпуск за первый рабочий год возникает спустя полгода работы в организации ( ТК РФ).

Последующие отпуска оформляются согласно утвержденному графику. К чему может привести отсутствие в компании графика отпусков, см. в материале «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков».

При разрыве трудовых отношений работодатель должен выполнить множество обязательных действий, регулируемых трудовым законодательством.

В их числе обязанность выдачи работнику всего заработанного им к моменту увольнения. Отпускные выплаты — один из элементов окончательного расчета с увольняющимся сотрудником.

Их состав зависит от того, сколько накоплено неотгулянных отпускных дней и воспользовался ли сотрудник в текущем периоде своим правом на отпуск ( ТК РФ).

Это тоже важно знать:Об обстоятельствах, влияющих на расчет отпускных дней при расторжении трудового договора, см.

в материале

«Как рассчитать количество дней отпуска при увольнении?»

. Помимо указанной обязанности у работодателя есть право — удержать из дохода увольняющегося работника сумму авансовых отпускных ( ТК РФ). Реализовать указанное право можно не во всех случаях.

Если увольнение сотрудника происходит по основаниям, перечисленным в ст. 137 ТК РФ, удержать с него излишне выплаченные отпускные не получится. Например, подобный запрет на удержание за отпуск при увольнении касается ситуации увольнения по причине сокращения штата или закрытия фирмы, а также в иных предусмотренных законодательством случаях.

Кроме того, работодатель может разобраться с долгом работника иным способом.

Об этом поговорим в следующем разделе. Излишне выплаченные отпускные за полученный авансом отпуск работодатель может удержать из заработной платы увольняющегося сотрудника, за исключением нескольких случаев. Так, согласно абз. 4 ч. 2 ст.

137 кодекса, удержание при увольнении за предоставленный авансом отпуск не может быть произведено, если сотрудник увольняется по причине:

  1. признания сотрудника по медпоказаниям нетрудоспособным;
  2. сокращения штата у работодателя либо его ликвидации, а также смены собственника, которая привела к увольнению руководства компании;
  3. отказа от перевода на другую работу по медпоказаниям либо из-за отсутствия такой возможности у работодателя;
  4. восстановления по решению суда (трудинспекции) работавшего ранее на этой должности сотрудника;
  5. наступления форс-мажора, признанного российским правительством таковым и не позволяющим далее продолжать трудовую деятельность;
  6. смерти ИП-работодателя.
  7. призыва на воинскую службу (в т. ч. альтернативную);

Если имеет место хотя бы одно из указанных выше оснований, работодатель не вправе удержать за отпуск при увольнении. Если же сотрудник увольняется по другим причинам, то у работодателя есть все основания произвести при увольнении удержание за использованный отпуск из его заработной платы. Удержание, согласно ч. 3 ст. 137 кодекса, должно быть произведено в течение месяца после завершения срока, определенного для погашения сотрудником возникшей задолженности в виде переплаченных отпускных.

Если же говорить об удержании за неиспользованный отпуск при увольнении, то оно не производится, т.

к. отпускные в этом случае сотруднику не выплачивались.

Более того, перед увольнением работнику предоставляется соответствующая компенсация, рассчитываемая по правилам об очередных и дополнительных отпусках, утвержденным Наркомтрудом СССР 30.04.1930 № 169 (далее — Правила).

Согласно Правил, компенсация выплачивается:

  • Пропорционально фактически отработанному времени.
  • За целый отпуск, если сотрудник отработал 11 и более месяцев или отработал более 5,5 месяцев и был уволен в связи с ликвидацией компании-работодателя, призывом на воинскую службу, признанием непригодным по медпоказаниям.

То есть при расчете компенсации за отпуск, который не был использован перед увольнением, переплаты отпускных не получается, т. к. они ранее не выплачивались, компенсационные же выплаты рассчитываются по фактическим данным.

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Не допускается также удержание компенсации за неиспользованный отпускпри увольнении, например, в случае последующего восстановления сотрудника в должности, поскольку ни ТК, ни любой другой нормативный акт подобных оснований для вычета из зарплаты не содержит. Более того, выплаченная ранее компенсация не дает работодателю права отказать восстановленному работнику в предоставлении отпуска. Как удержать излишне выплаченные отпускные при увольнении?

Удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении должно производиться работодателем с учетом ограничений, установленных ст.

138 ТК РФ. Согласно ч. 1 статьи, их размер не должен превышать 20% суммы выплачиваемой заработной платы, даже если сам сотрудник не возражает против вычета большей суммы.

Это тоже важно знать:В том случае, если размер переплаты отпускных при произведении окончательного расчета с сотрудником при увольнении превысит максимально допустимую сумму, тот может в добровольном порядке погасить возникшую задолженность.

Возврат может быть сделан путем внесения наличности через кассу предприятия или перечисления на его текущий счет в банке.

Если уволенный сотрудник этого не сделает, работодатель сможет востребовать с него образовавшийся долг только через суд. Судебная же практика по вопросу взыскания с сотрудника долга из-за невозможности произвести удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении очень противоречива.

Так, одни судьи считают, что удержание за неотработанный отпуск при увольнении не может быть поставлено в зависимость от того, имеется ли у сотрудника достаточный для покрытия такой задолженности доход в виде выплачиваемой перед увольнением зарплаты (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 11.01.2013 № 33-111/2013). Другие — уверены, что если при увольнении нет возможности удержать всю сумму, выплаченную за неотработанный отпуск, то работодатель не может требовать погашения такого долга от уволенного сотрудника. Если, конечно, речь не идет о счетной ошибке при расчете либо недобросовестности самого работника — в этих случаях такое право у работодателя есть в силу ч.

2 ст. 137 ТК (постановление Президиума Ростовского областного суда от 15.09.2011 № 44г-109). Расчет удержания за отпуск при увольнении производится с использованием следующей формулы: УДНО = (ДФО − ДОС) × ЗСД, где: УДНО — удержание за дни неиспользованного отпуска; ДФО — количество фактически отгулянных отпускных дней; ДОС — количество положенных в соответствии с отпускным стажем дней отпуска; ЗСД — среднедневной заработок, рассчитанный на момент выплаты отпускных. Этапы расчета промежуточных показателей:

  • Для расчета показателя ДОС необходимо разделить на 12 положенное по закону или трудовому договору количество отпускных дней за рабочий год (минимум — 28 дней). Затем получившееся значение следует умножить на количество фактически отработанных месяцев. Если полученное количество дней оказалось дробным числом, то оно округляется в пользу сотрудника (письмо Минздравсоцразвития «О порядке определения количества отпускных дней…» от 07.12.2005 № 4334-17).
  • ЗСД рассчитывается в порядке, определенном ч. 4 ст. 139 кодекса, с учетом поправки на фактически отработанное время, если оно не достигает 12 месяцев (п. 6 положения, утв. правительственным постановлением «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» от 24.12.2007 № 922).

Итак, удержание за использованный авансом, но неотработанный отпуск производится в размере не более 20% выплачиваемого при увольнении заработка.

Сумма долга, превысившая размер фактического удержания, погашается уволенным самостоятельно или взыскивается работодателем через суд.

При этом важно помнить, что в ряде случаев установлен запрет на осуществление удержаний при увольнении (например, из-за ликвидации работодателя).

Для расчета долга по отпуску бухгалтер должен определить средний дневной заработок ( ТК РФ).

Но отдельно считать этот показатель на дату увольнения не надо.

Используйте в расчете ту сумму, которая была на дату начала отпуска сотрудника. Такой порядок связан с тем, что компания удерживает деньги, которые работник получил ранее. Помимо среднего заработка бухгалтер определяет, сколько месяцев сотрудник не отработал в году, за которые уже успел отгулять отпуск.

При расчете используйте два правила.

Это тоже важно знать:Первое правило – расчетный год не равен календарному, то есть не обязательно должен начинаться 1 января и оканчиваться 31 декабря.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск появляется у работника каждый год ( ТК РФ).

Он равен 12 месяцам и начинается с даты приема на работу (письмо Роструда от 14 июня 2012 г.

№ 853-6-1). Причем в стаж для расчета отпуска входят( ТК РФ):

  • ежегодный отпуск, дни нетрудоспособности, праздники и выходные;
  • дни, которые работник взял за свой счет. Но учитывают не более 14 календарных дней за год.
  • дни, которые отработал сотрудник;

Второе правило – если у сотрудника помимо целых месяцев есть еще и неотработанные дни, то их округляют до полных месяцев. Здесь главное запомнить, что остаток в 14 дней и меньше не учитывают. А дни, начиная с 15 округляют до полного месяца.

Например, у сотрудника неотработанными остались 4 месяца и 17 дней. Тогда бухгалтер возьмет в расчет удержания 5 месяцев.

Обычно отпуск равен 28 календарным дням (ч.

1 ТК РФ). Для большинства работников именно это значение и возьмет бухгалтер для расчета компенсаций и удержаний за неиспользованный отпуск при увольнении.

Однако есть исключения. К примеру, если ваш сотрудник моложе 18 лет, то отпуск у него должен быть 31 календарный день ( ТК РФ).

Для учителей в формуле используют 42 или 56 дней ( ТК РФ).

Конкретное значение зависит от должности педагога (постановление Правительства РФ от 14 мая 2015 г. № 466). Инвалиды же имеют право на 30 дней (ст.

23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г.

№ 181-ФЗ). Из выплат, которые положены работнику при увольнении, бухгалтер вправе удержать не более 20 процентов от суммы, которая осталась после вычета НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Все что свыше, сотрудник вправе погасить добровольно.

Пример Менеджер устроился на работу 22 августа 2017 года. Увольняется он 19 июня 2020 года.

В декабре 2017 года менеджер отгулял 28 календарных дней. Средний дневной заработок составил 501 руб.

Рабочий год у менеджера начинается с 22 августа 2017 года и заканчивается 21 августа 2020 года. Неотработанный период составляет два месяца и два дня.

По правилам округляем это значение до двух полных месяцев. За июнь 2020 года менеджеру начислили 25 000 руб. Вычетов по НДФЛ у него нет, поэтому налог равен 3 250 руб.

(25000 руб. х 13%). Сумма к выдаче – 21 750 руб.

(25000 руб. — 3250 руб.) Удержать можно не более 4 350 руб. (21750 руб. × 20%). Долг за предоставленный авансом отпуск равен 2 338 руб. (501 руб. × 2 мес. × 28 дн. : 12 мес.).

Из зарплаты бухгалтер может удержать всю сумму долга. А. В. Остров работал в ООО «Василек» с 1 декабря 2015 г.

Его рабочий год должен был продлиться до 20 ноября 2016 г. В указанном периоде ему предоставлялся отпуск длительностью 28 дней.

Средний заработок работника составил 230 руб.

Но А. В. Остров уволился 30.06.2016. Производится калькуляция суммы, которую нужно удержать.

Данные для калькуляции Подсчеты Число дней отпуска — 28;количество месяцев в году — 12; число неотработанных месяцев уволенного — 5 Неотработанное время отпуска (по дням):28 / 12 (месяцев) = 2,3 дня; 2,3 (дня) * 5 (число неотработанных месяцев) = 11 дней (с округлением) Неотработанная часть отпуска — 11 дней;средний заработок — 230 руб. Сумма удержания:11 дней * 230 руб.

= 2 530 руб. Получается, что уволенный не отработал 5 месяцев. Это значит, что ему выплатили лишнюю сумму отпускных, которую следует вернуть в кассу ООО «Василек». Итак, ООО «Василек» удержало 2 530 руб.

из суммы зарплаты, выплаченной увольняемому А. В. Острову при расчете в последний день работы.

П. В. Смирнов работал в ООО «Зорька» с 15.01.2016. Отпуск ему оформляли с 15.07.2016 сроком на 12 дней.

После отпуска П. В. Смирнов проработал до августа и уволился по соглашению сторон 15.08.2016. Таким образом, он не доработал до конца рабочего года 5 месяцев. Поскольку уволенный брал отпуск 12 дней за полный рабочий год, а не доработал 5 месяцев, то наниматель вправе вернуть избыточную выплату денег за 5 дней (12 / 12 = 1 день; 1 * 5 = 5 дней).

В последний день работы П. В.

Смирнову выдали причитающиеся выплаты, из которых была удержана сумма за неотработанные 5 дней по отпускным. Бухгалтерией использовались основные контировки:

  1. ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 — снижение трат на сумму избыточных выплат по отпускным;
  2. ДТ 70, КТ 68 — исчисление НДФЛ;
  3. ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 69 — коррекция ПФР;
  4. ДТ 70, КТ 50 — выдана зарплата.
  5. ДТ 20 (26, 44 и т.д.), КТ 69 — взносы в ПФР;
  6. ДТ 20 (26, 44 и т. д.), КТ 70 — зачисление зарплаты при увольнении;
  7. ДТ 70, КТ 68 — коррекция НДФЛ;

Необходимость пересчета начисленных налогов и взносов зависит от того, что администрация решила делать с излишне выданными отпускными.

Если данные суммы «прощены» работнику, то производить перерасчет НДФЛ и страховых взносов делать не нужно. Они, в первую очередь, являются выплатами работнику, а потому подлежат как обложению НДФЛ, так и начислению на них выплат по страхованию. С другой стороны, при отказе в удержании суммы, необходимо произвести корректировку базы по расчету налога на прибыль — их необходимо исключить из расходов, уменьшающих доходы.

При удержании выполнять корректировку сумм взносов и удержанного налога НДФЛ необходимо только в момент увольнения.

Вносить исправления в тот день, когда производились сами выплаты, не нужно. Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут!

Бесплатная консультация юриста Ответим на ваш вопрос за 5 минут! Звоните: Размер отпускных, какие были выданы излишне, уменьшают базу по взносам в соцфонды в месяц их возврата работником.

В связи с этим расчет отчислений нужно будет производить по уменьшенной базе. Когда производится оформление бланка 2-НДФЛ, то необходимо на сумму удержанных отпускных уменьшить размер полученного заработка в этот месяц, а сумму начисленного НДФЛ — на сумму налога, полученного при пересчете.

Внимание! За администрацией устанавливается обязанность при возникновении излишне удержанных сумм НДФЛ, сообщить об этом работнику в срок 10 дней. Последний должен подать заявление на возврат этих сумм. Администрация, после получения данного заявления, может уменьшить сумму налога, который нужно перечислить в бюджет, на размер налога, предъявленный работником к возврату.

Порядок, как в бухгалтерском учете показывать удержание за неотработанные дни отпуска при увольнении было раскрыто Минфином в его письме, опубликованном в 2003 году.

При этом в нем был показан случай, при котором работник добровольно погашает сумму долга наличными средствами. В документе Минфин советует для выполнения всех корректировок пользоваться методом сторно. По Дебету По Кредиту Описание операции 20,23,25,26,44 70 Сторнирование суммы излишне выплаченных отпускных за период отпуска.

При этом в качестве счета затрат выбирается тот, где производится учет отпускных выплат данной категории сотрудников. 96 70 Сторнирование сумм отпускных, которые начислялись из резерва. Эту проводку необходимо делать, если суммы отпускных выплачиваются из резерва, а не сразу списываются на счета затрат.

50 70 В кассу передана сумма излишне выданных отпускных 70 68 Производится сторнирование начисленных налогов и взносов. 20,23,25,26,44 69 Удержание и возврат суммы за неотработанный отпуск производится при расчете с сотрудником в день его увольнения. Чтобы определить, сколько трудящийся остается должен за недоработанный период, необходимо рассчитать количество месяцев и дней, проработанных в организации, и количество не отработанных им дней до окончания рабочего года.

Рассчитать количество календарных дней, за которые отпускные выплачены авансом, можно следующим способом:

  • От количества дней отпуска на время действия трудового договора отнять получившееся число в первом случае.
  • Разделить количество отпускных дней на 12 месяцев и умножить на количество проработанных месяцев на предприятии.

При подсчете количества месяцев число можно округлить.

Если последний месяц был отработан менее чем на половину, то он не учитывается, если на половину и больше, то считается как один отработанный месяц.

Получившееся число неотработанных дней также разрешается округлять до целого числа.

Делать это необходимо в пользу работника.

Чтобы рассчитать сумму задолженности за неотработанный период, подлежащую удержанию при увольнении, необходимо высчитанное число неотработанных дней умножить на сумму среднего заработка на время отпуска. Приказ об удержании излишне выплаченной суммы отпускных при увольнении необходимо оформлять работодателю, дабы обезопасить себя от споров и судебных разбирательств с бывшим сотрудником.

Общепринятой формы приказа нет, поэтому его составление считается произвольным для каждой организации. Руководитель должен издать приказ об удержании в течение месяца со дня завершающего срок на возвращение неотработанного аванса.Важно указать в документе информацию о работнике (имя, фамилию, должность), количество неотработанных дней, сумму долга за неотработанный период.

Также в конце должна быть пометка о том, что сотрудник ознакомлен с условиями, и его подпись для согласия с написанным в документе. Если суммы для удержания из заработной платы желающего уволиться недостаточно, тогда можно просить работника внести недостающие деньги на добровольной основе. В случае несогласия последнего возвращать выплаченные ему средства за неотработанный период можно обратиться в суд.

Однако тут мнения юристов расходятся. Трудовой кодекс не предусматривает взыскания излишне выплаченных отпускных в судовом порядке.При этом некоторые специалисты утверждают, что если имеется возможность доказать неправомерные действия уволившегося, можно взыскать ущерб, причиненный предпринимателю согласно статьям 248, 391 Трудового кодекса. Также работодатель имеет право отказаться от удержания неотработанных средств, если работник уволился и отказался добровольно оплачивать долг.

Отказ от удержания должен быть обоснован руководителем в случае налоговых проверок. Обоснованием может стать недостаток суммы для возврата из зарплаты.

Подпишитесь на свежие новостиEmail * Важно знать!

  1. Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов.
  2. Знание базовых основ желательно, но не гарантирует решение именно вашей проблемы.
  3. В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.

Поэтому, для вас работают бесплатные эксперты-консультанты!