Главная - Защита прав потребителей - Служебная записка в командировку на открытие магазина

Служебная записка в командировку на открытие магазина


Служебная записка в командировку на открытие магазина

Образец служебной записки на командировку: порядок оформления


» Бланк может быть представлен на обыкновенном листе формата А4. Рассмотрим форму, структуру документа:

  • Немного ниже – ФИО руководителя подразделения (при наличии такого). Тут же прописывается ФИО работника, который составлял эту служебную записку.
  • В верхнем углу справа требуется указать ФИО руководителя компании в дательном падеже.
  • В центральной части бланка указывается название документа и его содержание. Работник должен в свободной форме изложить свое обращение к руководителю.

Непременно должны присутствовать:

  1. цель командировки;
  2. в нижней части бланка — описание прилагаемых документов;
  3. дата отъезда, приезда;
  4. название, марка, модель, регистрационный номер транспорта (когда поездка была на личном, служебном либо арендованном авто);
  5. дата составления этого документа, подпись работника с расшифровкой.

В ходе формирования записки также нужно учитывать нюансы и обстоятельства, при которых она составляется.

Согласно законодательству РФ, предприниматели являются самозанятыми гражданами, а значит, и отправить себя в командировку они не могут, что избавляет их от положенного документального сопровождения поездки.Однако, они вправе учитывать часть расходов при уплате налогов.

Уменьшить налогооблагаемую базу допустимо за счет:

  1. расходов на топливо – затраты на материалы.
  2. расходов на гостиницу – аренда помещения;

Также важно подтвердить документально расходы и обосновать необходимость поездки для бизнеса, например, встреча с поставщиками или партнерами для решения глобальных вопросов.Согласно Положению Правительства РФ №749, директор предприятия является таким же наемным рабочим, как и прочие сотрудники, а значит, нужно всю командировку документально оформлять.Однако Роструд имеет иное мнение, согласно которому директор не нуждается в составлении документов, так как он все равно их подпишет самостоятельно, а значит, продублирует.Чтобы не возникали проблемы на случай проверки контролирующими органами, следует в локальные акты предприятия внести положения о нюансах поездки в командировку руководителя.

В случае поездки за границу формирование командировочного удостоверения не требуется, но составлять служебную записку необходимо. В данном варианте возмещение командировочных расходов будет выполняться в валюте, а доказательством пребывания сотрудника на территории иностранного государства послужит отметка таможенных работников в паспорте о пересечение границы.Если же поездка планируется в ближнее зарубежье, то оправдательными будут проездные документы или отметки в путевом листе.Для этого случая кроме прочих оправдательных бумаг следует приложить к служебной записке:

  • Талоны и прочие квитанции, указывающие на расходы, связанные с обслуживанием и заправкой авто.
  • Путевой лист и бумаги, указывающие на проезд согласно маршрутной линии.

Когда происходит командирование сотрудника, не имеет значение, в какой день выполнялось поручение руководителя, главное — количество затраченных на данное задание часов.Так что на правила формирования документации не влияет используемый день недели.В законодательстве не написано условий, которым необходимо следовать при составлении этого документа, по этой причине служебную записку можно составлять в свободной форме, однако с учетом конкретных условий:

  • Приблизительно во 2-й трети листа по центру нужно указать название документа.
  • Затем идет развернутый документ, где детально разъясняется, по каким именно причинам, с какими целями, кто именно и в какой период был направлен в командировку.
  • Далее следует уточнить, кто именно считается автором служебной записки, командированным. Кроме того вписывается его должность и индивидуальные данные.
  • Последующий пункт – приложения.

    В нем необходимо написать, какие непосредственно первичные документы предоставлены, для того чтобы доказать командирование. Это может быть как путевой лист, так и кассовые чеки с заправок, и квитанции на парковку, и отчет о проделанной работе, а также документы, подтверждающие продление или отмену командировки, если такое произошло.ВНИМАНИЕ!

    Так как список оправдательной документации ничем не регламентирован, то чем больше чеков, квитанций, а также счетов будет приложено, тем легче бухгалтеру списать затраты на произведенную командировку.

  • Документ адресуется лицу, который берет на себя решение о направлении в командировку, руководителю компании.

    Его должность и ФИО прописываются в верхнем правом углу.

  • Дополнительно следует определить, использовался ли личный или рабочий автотранспорт.

    В случае если да, вписываются регистрационные номера транспорта, а также данные о водителе.

  • Помимо этого, в данном разделе нужно более точно определить период отправки и возврата, так как это даст возможность четко установить продолжительность поездки.
  • Служебную записку оформляют на листе А4. Если у фирмы имеется фирменный бланк, в таком случае разъяснения правильнее составлять непосредственно на нем.
  • Последнее, что необходимо сделать, – установить дату формирования записки и подписать ее.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.В случае использования автотранспорта для определения времени командирования и размеров денежных компенсаций, положенных работнику за понесенные им расходы, сотрудник предоставляет соответствующий документ. Правила оформления:

  • Подписываем и отдаем полный комплект документов в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
  • Краткий заголовок.
  • В правом верхнем углу указывается должность, фамилия и инициалы руководителя, подписавшего приказ о командировании.
  • Далее следует изложить, в какой период времени работник был в служебной поездке, на основании какого приказа, с какой целью и причины, по которым использовался тот или иной транспорт (обоснование отсутствия проездных документов). В тексте служебной записки указываются документы, подтверждающие использование автотранспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевые листы, чеки и квитанции), которые также необходимо приложить.
  • Ниже указывается дата и порядковый номер документа.

Эта категория является одним из более известных и востребованных видов служебных записок.

К ее написанию прибегают сотрудники, которые должны осуществлять отъезды в служебных целях со своего рабочего места. Как составляется служебная записка с запросом о компенсации расходов:

  • Необходимо определить список услуг, на которые были израсходованы деньги в служебных целях, однако этого мало.
  • После чего перечислите детально все услуги, за которые необходимо возмещение, изобразив их как можно информативнее, однако в тоже время кратко.
  • Отчетливо зафиксируйте дату отъезда сотрудника в командировку, а также дату приезда.
  • Помимо ключевых пунктов, установленных для абсолютно всех записок, в тексте документа покажите четкое время с поминутным учетом и город, из которого сотрудник осуществил выезд, а кроме того город прибытия.
  • Затем отметьте поминутное время приезда и укажите перечень документов, которые приложите в виде основания с целью получения денежных средств.
  • Составление служебной записки с просьбой о возмещении командировочных средств, должно осуществляться строго после возврата сотрудника.
  • Нужно прикрепить надлежащие чеки, проездные билеты, квитанции, также иные документы, указывающие факт оплаты сотрудником данных услуг.

Подробно о том, как написать служебную записку на выплату, перерасчёт и удержание зарплаты, читайте тут.Служебные записки, связанные с направлением работника в необходимую местность, существуют двух вариантов:

  • Документация, заполняемая собственноручно работником после выполнения задания.
  • Согласно которым формируется приказ, они являются основанием для поездки сотрудника.

Документы для скачивания (бесплатно)

  1. Образец служебной записки на командировку

Данный вариант записки является основанием для издания приказа и может составляться непосредственным начальником командируемого лица.Главное в данном случае является аргументация необходимости отправки работника в поездку.Отдел бухгалтерии ООО «Пион»руководителю Горбань О.

О.Служебная запискаоб организации командировкиот 02.02.2018 №208/07Уважаемый Олег Олегович!В связи с производственной необходимостью прошу с 5 февраля 2018 года младшего бухгалтера Головко Алину Сергеевну командировать на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546 в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия.Кроме этого, прошу в связи с командировкой выделить:

  1. 6000 рублей в качестве суточных;
  2. 6000 рублей на топливо для заправки авто.
  3. 6000 рублей для проживания в гостинице;

Начальник бухгалтерского отдела Сазонова Е.

Е.Данная отчетная документация составляется самим работником после выполнения задания и по прибытию на предприятие и выступает в качестве основания для восполнения расходов, связанных с поездкой.В документе также излагаются основные факты:

  1. данные об авто.
  2. цель поездки;
  3. дата отбытия и прибытия;

Кроме этого, перечнем указываются реквизиты всех оправдательных документов на расходы.Отдел бухгалтерии ООО «Пион»руководителю Горбань О. О.Служебная запискао командировочных расходах02.02.2018 №208/07Уважаемый Олег Олегович!Согласно приказу №334 от 03.02.2018, я отбыла в командировку в город Омск для составления бухгалтерского баланса филиала предприятия на служебном авто Toyota Mark II, госномер А234 АА546.Документы основания расхода топлива на поездку и прочие расходы прилагаю.Перечень документов: путевой лист, талоны на бензин, чеки из гостиницы.Младший бухгалтер Головко А.

С.Составляется с целью возврата затраченных средств на подготовительные работы и с обозначением причины отмены мероприятия.Отдел бухгалтерии ООО «Пион»руководителю Горбань О. О.Служебная запискаоб отмене командировкиот 02.02.2018 №208/07Уважаемый Олег Олегович!В связи с составлением годового баланса бухгалтером филиала самостоятельно прошу отменить командировку младшего бухгалтера Головко А. С.Главный бухгалтер Сазонова Е.

Е.В данном случае составление служебной записки выполняется в такой же последовательности, как и в случае с командировочными расходами – работник собственноручно составляет отчетность и в произвольной форме перечнем указывают основные данные поездки, отчитывается относительно проделанной работы, указывает на понесенные расходы и прикладывает оправдательные бумаги, чеки, квитанции.СПРАВКА! В данном случае такой документ, как служебная записка, может понадобиться в том случае, если работник направлен в командировку на своем личном транспорте. Специальных условий к составлению данного документа нет, он пишется в свободной форме.Как правило, в служебной записке с применением личного автомобиля непременно должна указываться последующая информация: дата, время начала и завершения поездки.

Эта информация требуется, чтобы бухгалтерия компании имела возможность подсчитать необходимую сумму суточных.
К примеру, в случае если работник возвратится из командировки после полуночи, тогда в сумму его суточных добавляется ещё один день.Служебная записка обязательно должна дополняться:

  1. кассовыми чеками на топливо.
  2. квитанциями о произведенной оплате парковки;
  3. путевым листом;

Кроме этого, в данном документе должны быть указаны все затраты, связанные с применением автотранспорта – платные дороги и пр.Индивидуальный Предприниматель может написать служебную записку о расходах в командировке и тем самым подтвердить свои затраты.

Но он также имеет право не писать о ней, так как у него нет руководителя.Иногда налоговые инспекции требуют оформления служебной записки на командировку, подозревая ИП в отклонении от уплаты пошлины. В таком случае гражданин может подать в суд. Судьи зачастую встают на сторону ИП, так как они считают данный случай дискриминацией физического лица.Во избежание проблем в суде с налоговыми органами можно составлять служебную записку на командирование.Служебная записка на командировку – внутренний документ компании, который служит для подсчёта затрат во время поездки, указания цели отбытия, период времени между отъездом и возвращением.Хранится командировочное уведомление в кадровом отделе вместе с другими документами в течение 5 лет.

Судьи зачастую встают на сторону ИП, так как они считают данный случай дискриминацией физического лица.Во избежание проблем в суде с налоговыми органами можно составлять служебную записку на командирование.Служебная записка на командировку – внутренний документ компании, который служит для подсчёта затрат во время поездки, указания цели отбытия, период времени между отъездом и возвращением.Хранится командировочное уведомление в кадровом отделе вместе с другими документами в течение 5 лет. Оно заменяет собой удостоверения о командировке, отчёт по выполненным задачам, задание.Для ИП записка не обязательна, но для ухода от проблем с налоговой инспекцией её делать рекомендуется.Директору ООО «Поляра» Титовой Елене Анатольевне от менеджера по продажам Быченко Дениса Владимировича.СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКАО подтверждении факта пребывания в командировке.Довожу до Вашего сведения, что с 15 по 21 января 2020 года я находился в служебной командировке в ЧП «Гермес», расположенном в г. Иваново. Для проезда к месту командировки и обратно в ООО «Поляра», расположенное в городе Москва, использовал личный легковой автомобиль Hunday, государственный номер М256 ВО 732.Фактический срок пребывания в командировке составил 7 календарных дней.

Проживал у родственников.Отбыл: 15.01.2017 г. в 10.30.Прибыл: 21.01. 2020 г.

в 19.30.Приложение:Кассовый чек на заправку в г.

Москва от 15.01.2017 г.Кассовые чеки на заправку в г. Иваново от 19.01.2017 г., от 21.01. 2020 г.Отчет о проделанной работе.21.01.2017 Быченко Быченко Д.В.Рекомендуем посмотреть другие наши статьи о том, как составить служебную записку на повышение зарплаты, премирование и депремирование сотрудников, повышение в должности, доплату за увеличение объема работ, списание материальных ценностей, основных средств, выдачу денежных средств, совмещение должностей, ремонт автомобиля, приобретение и другие действия связанные с оборудованием, а также на отгул.В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку.

Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима.Это интересно: Дкп квартиры 2020 год мфц образецСогласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения.

Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.После принятия руководителем положительного решения о необходимости командировки, копии записки направляются во все подразделения, какие перечислены в левом углу (сверху), для принятия требуемых мер (подготовки приказов, заказа билетов при потребности, начисления денежных средств командируемым).О том, как правильно написать ответ на служебную записку, мы рассказывали в отдельной статье.Никакого установленного законом бланка для составления заявления на командировку не предусмотрено. Заявление может быть составлено от руки или на компьютере с распечаткой. Заявление должно содержать следующие данные:

  • цель поездки, выраженную максимально конкретно, например, «Получение ТМЦ на складе магазина «Приборы»);
  • должность, ФИО работодателя, на имя которого подается заявление;
  • данные о работнике, который направляется в командировку (ФИО, должность, структурное подразделение);
  • дату начала и окончания поездки;
  • подпись руководителя подразделения или иного лица, составившего заявление, и дату.
  • место назначения (населенный пункт, организация);
  • отметку о согласии работника с командировкой;

После наложения руководителем организации визы «в приказ» работником бухгалтерии или иного структурного подразделения, отвечающим за оформление командировок, составляется приказ, с которым работник должен быть ознакомлен.Ознакомление под подпись осуществляется до момента направления работника в командировку.Дзен!

Дзен! Дзен! На нашем Яндекс Дзен канале ещё больше особенных юридических материалов в удобном и красивом формате.

Подпишитесь прямо сейчас →Служебная записка о командировке подтверждает факт проезда и проживания работника. Документ также потребуется в случае поездки на личном, служебном и арендованном авто либо когда человек задержался в командировке. Рассмотрим образцы служебок на 2020 год. Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются: Работать с документами удобно в программе БухСофт.

Внимание! Чтобы оформить командировку в соответствии со всеми требованиями законодательства вам обязательно потребуются: Работать с документами удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую первичку.

Также она включает в себя выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование любой отчетности и многое другое.Они рознятся от вариантов, коих существуют два:

  1. Приказ руководства — основание для поездки;
  2. Бланк, заполняемый самим командированным после задания.

Разберем каждый из них более подробно.Означенный способ (1) считается причиной, основываясь на который руководство издает приказ.

Составить его может даже непосредственный руководитель.Наиболее главной задачей при ее составлении — это аргументировать необходимость поездки.Этот документ составляется собственноручно командированным, после как съездит на задание и прибудет обратно на свое предприятие. Составленная им бумага будет основанием, по которому ему будут возмещены его расходы на дорогу.Это интересно: Образец транспортной накладной на перевозку грузаНужно указать следующие факты:

  1. Сроки отбытия/прибытии;
  2. Информация о ТС.
  3. Цели;

В конце кратко в виде перечня указываем реквизиты всех оправдательных бумаг по тратам: путевой, чеки с заправочных и гостиниц.Описываемая бумага имеет цель возврат затраченных финансов на подготовку, в ней указываем причины отмены.Последовательность оформления полностью идентична составлению описи командировочных расходов.

Составляется работником собственноручно и в ней перечисляются основные данные по поездке, отсчет по проделанной работе. Также он обязан указать понесенные расходы и в качестве доказательств приложить чеки, квитанции, оправдательные бумаги.Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия.

Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.Постановление Правительства РФ от N 749Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.Служебная записка потребуется в следующих случаях:

  1. если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
  2. если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

  1. отчет о выполненных задачах в процессе командировки;
  2. командировочное удостоверение;
  3. служебное задание.

Скачать форму служебной запискиКакие сведения отражаются в служебной записке?Для того чтобы удобно было заполнять служебные записки, компанией разрабатывается универсальный шаблон, в который командированному просто потребуется внести фактические данные. Скачать такой образец готового бланка служебной записки можно на нашем сайте.В связи с тем, что служебная записка является важным первичным документом, необходимо позаботиться о том, чтобы она содержала все обязательные для первички реквизиты (их перечень приведен в ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ).В числе таких реквизитов:Не знаете свои права?

Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ. Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю. Подписаться С условиями обработки персональных данных согласен

  1. дата составления документа;
  2. наименование компании-работодателя;
  3. список приложений;
  4. подпись с расшифровкой Ф. И. О. сотрудника.
  5. место и длительность командировки;
  6. название документа;
  7. Ф. И. О. и должность командированного работника;

Кроме того, так как поездка осуществляется на автомобиле, потребуется указать его марку и госномер.Компании могут разработать свой бланк служебной записки, оформив ее в виде таблицы и предусмотрев все необходимые реквизиты.

Форма документа может быть утверждена локальным положением о командировках.На разработанном бланке служебной записки могут быть уже заполнены все известные поля, а командированному по приезду из командировки останется только заполнить все свободные поля этого документа и поставить свою подпись.Служебная записка – это документ, подтверждающий факт пребывания и время пребывания командированного лица в месте назначения.Ее составление требуется, если:

  • Работник отправляется для исполнения задания на служебном, арендованном или личном авто.
  • Если работник не имеет других документальных доказательств, свидетельствующих о выполнение служебного задания.

Служебная записка выступает в роли документа-основания для начисления суточных и подтверждения объема расходов сотрудника.

Уже неоднократно говорилось, многие фирмы давно уже разработали собственные бланки означенного документа для внутреннего пользования. Но если в вашей организации не имеется, то можно писать ее в свободном изложении.

Для этого берем подойдет лист формата А4.Стандартная структура выглядит следующе:

  1. Далее следует тело. Здесь пишем свое обращение к начальству с описанием целей поездки. Указываются сроки приезда/отъезда и фактов (только основных). В ходе поездки использовали транспортное средство, нужно указать данные по нему для его идентификации;
  2. Дата, подпись.
  3. Шапка. Помещается в правый верхний уголок. В пункте указываются ФИО следующих лиц: руководителя фирмы, своего непосредственного и самого сотрудника;
  4. После шапки прямо по центру вписываем наименование;
  5. Список прилагаемых бумаг;

( 2 оценки, среднее 5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Поиск: © 2022 ПрофЦентр

Отправляем в командировку: пошаговая процедура

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок – то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр.

Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом. Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.1.

Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам.

Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия. В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин.

Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 №252). Обратите внимание! В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст.

203 ТК РФ). Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его.

Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181‑ФЗ

«О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»

: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида. Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением.

Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н. Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя – справка не подойдет. Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях.
Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях. А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259, 264 ТК РФ):

  1. опекун (попечитель) несовершеннолетних;
  2. мать (отец), воспитывающая(ий) без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
  3. отец, воспитывающий детей без матери;
  4. работник, осуществляющий уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
  5. работник, имеющий ребенка-инвалида;

2.

Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа. Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки.

Обычно это оформляется следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее.

Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так. Общество с ограниченной ответственностью «Апрель» (ООО «Апрель») Исх. № 12/4 Менеджеру по связям с общественностью от 15.04.2015 А.

И. Пономаревой Уважаемая Анна Ивановна! Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г.

Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015».

Дополнительно уведомляем Вас о том, что Вы на основании ст. 259 Трудового кодекса РФ имеете право отказаться от направления в служебную командировку, так как имеете ребенка в возрасте до трех лет.

Директор Иванов В. П. Иванов Согласна на командировку.

С правом отказаться от служебной поездки ознакомлена.Менеджер по связям с общественностью, Пономарева, 15.04.2015 Конечно, работник может выразить свое согласие или несогласие на командировку и в виде отдельного документа, например заявления, которое он подаст в кадровую службу. В таком случае в уведомлении целесообразно указать, в какие сроки сотрудник должен принять решение, например:

«О принятом решении вы можете сообщить отдельным заявлением, которое должны предоставить в отдел кадров до … (такого‑то числа)»

.3.

Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение, оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой.

Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами – приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 №03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 №14-2-291).

К сведению Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения. До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем. После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).

Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание. К сведению Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией. Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.

Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы о направлении в командировку нужно хранить (п. 19):

  1. в течение пяти лет – если приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.
  2. в течение 75 лет – если приказы изданы о длительных внутрироссийских или зарубежных командировках, а также о командировках работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда;

Конечно, со сроками хранения могут возникнуть трудности, так как ни в Трудовом кодексе, ни в названном перечне типовых управленческих архивных документов не даны критерии отнесения командировок к краткосрочным или долгосрочным.

Поэтому рекомендуем приказы о командировках длительнее трех дней хранить 75 лет. Общество с ограниченной ответственностью «Весна» (ООО «Весна») Приказ № 31 о направлении работника в командировку 14 апреля 2015 г.

г. Самара Направить в командировку Иванова Ивана Ивановича, ведущего специалиста отдела информационных технологий, в ООО «Лето», находящееся в г.

Арзамас Нижегородской области, сроком на 3 (три) дня с 21 по 23 апреля 2015 г.

с целью оказания услуг по установке программного обеспечения, предназначенного для управления перемещениями подвижных узлов поставляемых станков.

Основания: договор поставки от 13.01.2015 № 24, заключенный между ООО «Весна» и ООО «Лето», служебная записка начальника отдела информационных технологий П. П. Петрова о необходимости проведения установки программного обеспечения от 13.04.2015.

Директор Сидоров С. С. Сидоров С приказом ознакомлен. Иванов, 14.04.2015 4. Выдаем аванс.

Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Отметим, что при командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер формы 0310002[1] оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п.

6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У

«О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»

).

На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы.

Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п.

16 Положения).5. Фиксируем выбытие сотрудника.

На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах. Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу.

Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения. Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения».

Так вот: с момента внесения изменений в Положение, то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной. Обратите внимание! Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.6.

Ставим отметки в табеле учета рабочего времени.

Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 № 1

«Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

, так и форму табеля, разработанную самостоятельно.

На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.). Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» – «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.7.

Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы. По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно – основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

К сведению Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени.

В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н

«Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»

. С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им. При направлении сотрудников в служебные поездки работодатели совершают достаточно большой спектр ошибок, начиная от неправильного оформления и заканчивая неправильным возмещением расходов.

Некоторые работодатели:

  1. не знакомят работника с правом отказаться от командировки, когда в силу ТК РФ обязаны были сделать это;
  2. не отражают командировку в табеле учета рабочего времени;
  3. не издают приказ о направлении в командировку.
  4. требуют от работника во время служебной поездки выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором;
  5. направляют в служебные поездки работников, которых запрещено туда направлять;

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч.

1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла.

В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу № 77-9АП). После внесения изменений в Положение оформление служебной поездки упростилось – отпала необходимость составлять служебное задание и командировочное удостоверение. Основным документом, подтверждающим нахождение работника в командировке, является приказ о направлении в служебную поездку.

Но не забывайте в определенных случаях об оформлении иных документов – согласия работника на командировку, уведомления об отказе от служебной поездки и пр., – а также храните документы в установленном порядке.[1] Фактически это форма КО-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.Источник: Журнал : Теги:

  1. , эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации»

Как оформить служебную записку на командировку

Журналист 18 февраля 2020 Служебная записка — это внутренний документ, который подтверждает отправку работника в командировку.

Может использоваться в двух случаях: 1) когда нужно сообщить начальству о необходимости командировать сотрудников; 2) когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте.

Рассмотрим, как правильно составить записку в обоих ситуациях.

Составим собственный документ, используя образец служебной записки о командировке. Содержание В больших компаниях с объемным внутренним документооборотом и развитой иерархической системой принято запрашивать согласие руководителя на направление сотрудников в служебную поездку, составляя специальный документ — служебную записку.

Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима. Согласно Постановлению Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 и Постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 N 771, служебная записка о командировке составляется работником после возвращения. Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения.

Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели.

Только при наличии первичных для учета бумаг можно будет компенсировать затраты работника. На базе одной «служебки» доказать использование личного транспорта для проезда к месту назначения и обратно нельзя, подчеркивается в .

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении «служебки», поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

  • Поставьте дату составления и подпишите ее.
  • Примерно во второй трети листа по центру или вверху слева укажите название бумаги. Точка в конце не ставится.
  • Адресуйте лицу, которое принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
  • Ниже уточните, кто является автором, а кто — командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
  • Используйте лист форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
  • Подробно объясните, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок должен быть направлен в командировку.

Если служебная записка составляется как отчет о командировке, к правилам, изложенным выше, добавляются такие:

  • Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе.

    Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.

  • Следующий раздел – приложения.

    В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование.

    Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.

  • Важно отразить и условия проживания — в нашем примере работник сообщает, что проживал у родственников.

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению. Если незапланированные поездки по работе — частое явление в компании, в одном из ее внутренних актов можно утвердить образец или бланк служебной записки.

Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру – вести учет и списывать расходы.

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель?

Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства.

В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения. Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять «служебки».

Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст.

Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна.

Ведь, «служебка» составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Правовые документы Журналист В 2004 г.

окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности «Журналистика и наука общения». В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях.

После переезда в РФ, с 2014 г.

сотрудничаю с российской онлайн-прессой Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: СТАТЬИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2022 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования . Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт.

Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?