Главная - Другое - Тайм менеджмент инструменты

Тайм менеджмент инструменты


Тайм менеджмент инструменты

25+ самых эффективных техник тайм-менеджмента


/ Управлять своим временем теперь станет проще. Обновлено: 20 августа 2020 185 С удовольствием делюсь своими знаниями и опытом в сфере саморазвития, отношений, преодоления сложных жизненных ситуаций.

Приветствую вас, уважаемые читатели!

Сегодня я подготовила для вас нечто особенное – самую полную подборку лучших техник и методов управления временем.

Рассмотрим популярные техники тайм-менеджмента, которые уже стали классическими.

А также менее известные, но не менее эффективные современные методы. Друзья, приглашаю вас на мой видеоблог про переезд на землю, путешествия, жизнь Содержание В статье мы выделили основные столпы, на которых он держится: расстановка приоритетов, планирование, целеполагание и организация процесса работы. Предлагаю и дальше пользоваться этим разделением для удобства.

Первым делом давайте познакомимся с техниками расстановки приоритетов.

Метод “АБВГД” – простой и незамысловатый прием, описанный экспертом по личной эффективности и писателем Брайаном Трейси. Суть его в том, что каждому делу из списка задач присваивается ранг в соответствии с его важностью:

  • В – желательно сделать. Особой значимости эти дела не несут и на общую продуктивность не влияют.
  • А – обязательно сделать. Самые важные дела, которые не терпят отлагательств.
  • Б – следует сделать, но сроки пока не поджимают. Эти дела можно отложить, но забывать про них нельзя.
  • Д – удалить. Ненужные и бесполезные дела.
  • Г – делегировать. Та часть работы, что выгоднее отдать другому, чтобы освободить время для более важных задач.

Эта простая схема отлично работает.

Если будете пользоваться ей регулярно, то очень быстро приведете в порядок все свои дела.

Правило “1-3-5” гласит: “В день нужно выполнить одно крупное и важное дело, три средних и пять мелких”. Таким образом, в вашем ежедневном плане будет 9 дел, 4 из которых имеют большое значение для вас. Это правило поможет не запутаться и не утонуть в бесконечных списках задач.
Приведу пример для наглядности, чтобы вы представляли себе его в действии:

  1. 5 мелких – погулять с собакой, вымыть полы, приготовить обед, погладить костюм, записаться на танцы.
  2. 1 важное дело – написать квартальный отчет;
  3. 3 средних – посетить стоматолога, помыть машину, купить зимние сапоги;

Модификация предыдущего правила для ленивых и неорганизованных.

Если 9 дел в день кажутся вам непосильной задачей, сосредоточьтесь на трех самых важных. Каждый день из списка задач выбирайте три самые приоритетные и фокусируйтесь на них. Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться.
Обычно этот метод выбирают те, у кого дела совсем плохи – в жизни царит хаос и непонятно, с какой стороны к нему подступиться.

Как только удастся разгрести завалы хотя бы наполовину, можно переходить к правилу “1-3-5”. К этому моменту уже и самодисциплина проклюнется и зачатки силы воли появятся.

Матрица Эйзенхауэра – техника тайм-менеджмента, активно применявшаяся 34-м президентом США и названная в его честь. С помощью нее можно ранжировать свои дела не только по важности, но и по срочности.

Всего получается 4 категории дел:

  1. неважные и срочные;
  2. важные и срочные;
  3. важные и несрочные;
  4. неважные и несрочные.

После того как распределите все дела по категориям, можно переходить к их выполнению. Ключевая категория дел – важные и несрочные. Именно ей должно быть посвящено 60 % времени (в идеале).

Естественно, это возможно, только когда нет “горящих” важных дел, поэтому ваша задача – не допускать их накопления. Дела из категории “неважные и срочные” лучше всего делегировать, а от неважных и несрочных – и вовсе отказаться. Вот и вся наука. Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”.
Вот и вся наука. Закон Парето гласит: “20 % усилий приносят 80 % результата, а остальные 80 % усилий – лишь 20 % результата”.

Как этот закон может помочь нам организовать свое время? Если мы выясним, какие именно 20 % оказываются самыми результативными, то сможем сосредоточиться на них, а остальные 80 % – делегировать. Эта техника подходит для творческих людей, которые не любят загонять себя в жесткие рамки и следовать строго намеченному плану.

Запишите все свои текущие задачи в том порядке, в котором они придут вам в голову.

Затем пробегитесь по списку, выделите дела, требующие срочного выполнения, и сделайте их. Теперь можно переходить непосредственно к “автофокусировке”.

Суть метода в том, что вы должны выбирать задачи из списка не путем рациональных и нудных рассуждений, а слушая голос подсознания.

Просматривайте список и ищите пункт, за который внимание зацепится как бы само, без участия воли.

Его и выполняйте. Так, шаг за шагом, вы сможете справиться со всеми делами без надрыва и насилия над собой.

Этот интересный метод придумал гуру тайм-менеджмента Марк Форстер, за что ему большое спасибо.

Людям с чувствительной нервной системой метод поможет снизить стресс и не растерять мотивацию. Если с освоением предыдущих техник у вас не возникло проблем, предлагаю двигаться дальше. Сейчас мы будем учиться правильно ставить цели и строить планы.

Самый простой и незатейливый способ распланировать время – составить список задач. Я бы отнесла его к категории “тайм-менеджмент для чайников”. Берите лист бумаги, записывайте все дела на день/неделю/месяц и держите его всегда под рукой.

Списки нужны, чтобы не хранить кучу информации в голове и всегда знать, чем заняться в конкретный момент времени. Ведь состояние “нечего делать” возникает чаще всего не тогда, когда дел действительно нет, а когда ты благополучно о них забыл. Такая простая вещь, как ежедневник, может значительно увеличить личную продуктивность.

Вы не встретите ни одного успешного делового человека без этого бумажного атрибута.

Автор книги “7 навыков высокоэффективных людей” Стивен Кови советует вносить в него все дела на неделю вперед, а по ходу этих 7 дней – лишь немного корректировать планы. Так вы не упустите ничего важного и будете иметь представление об объемах работы на каждый день заранее. Пирамида Франклина – это не просто техника тайм-менеджмента, это система построения глобальных жизненных целей и ориентиров.

В ней все ежедневные задачи и дела подчинены базовым ценностям человека. Вы всегда будете знать, зачем что-то делаете и как это конкретное действие приближает вас к целям.

Пирамида состоит из 6 уровней:

  • Долгосрочный план. Программа на ближайшие 5 лет по выполнению пунктов из генерального плана.
  • Глобальная цель. Грубо говоря, это материальный эквивалент, в котором ваши ценности находят свое выражение. Например, если ваша главная ценность – самореализация, то целью может быть карьера всемирно известного певца или художника.
  • Генеральный план. Что вам нужно сделать, чтобы прийти к своей цели, какие этапы пройти. Если взять уже упомянутого нами певца, то его путь будет включать в себя получение музыкального образования, сочинение и запись песен, раскрутку внутри своего региона и затем уже выход на мировой уровень.
  • План на день. День – самая мелкая единица времени в пирамиде Франклина. Однако даже она подчинена жизненным ценностям и глобальным целям. Такая система позволяет поддерживать высокий уровень мотивации на протяжении всего пути.
  • Краткосрочный план. Конкретные действия на ближайшие несколько месяцев.
  • Жизненные ценности. Это основа основ, костяк вашей личности. Они отражают то, что для вас имеет первостепенную значимость, то, что наполняет жизнь смыслом. Для кого-то такими ценностями могут быть альтруизм, духовное развитие, самовыражение, а для кого-то – власть, влияние, материальное благополучие. Главное – быть честным с самим собой при декларации ценностей и не пытаться казаться лучше, чем вы есть на самом деле.

SMART – известный метод постановки задач.

Согласно ему каждая конкретная задача должна соответствовать пяти критериям:

  • Конкретность. Никаких расплывчатых формулировок вроде “стать лучше”, “добиться успеха” и т. п. Только цифры или другой максимально объективный ориентир – “похудеть на 10 кг”, “получить диплом архитектора”, “увеличить объем продаж в 2 раза”.
  • Измеримость. У вас должна быть возможность оценить результат и соотнести его с желаемым.
  • Адекватность поставленной цели. Каждая задача должна приближать вас к вашим глобальным целям. Поэтому метод SMART желательно комбинировать с уже упомянутой пирамидой Франклина.
  • Ограниченность по времени. Нужно обязательно установить срок, к которому задача должна быть выполнена. Иначе она навсегда может остаться нереализованной.
  • Достижимость. Задача должна быть реалистичной. Привычка завышать планку может сломать вам всю мотивационную систему и вогнать во фрустрацию. Лучше пусть ожидания будут слегка занижены, чем преувеличены вдвое.

С помощью метода SMART можно щелкать как орешки небольшие задачи. Попробуйте, и вскоре сами в этом убедитесь. Автор методики – российский гуру тайм-менеджмента Глеб Архангельский.

Он обратил внимание, что люди легко ведут учет времени, потраченного на важные дела, и при этом упускают из вида бесполезные занятия. Получается довольно внушительный пласт времени, потраченный непонятно на что.

Как работает техника “Хронометраж”: в течение двух недель вы записываете все, что делаете в течение дня, вплоть до 5 минут. Зафиксировать нужно в том числе перекуры, кофе-брейки, зависание в соцсетях, телефонные разговоры. Через полмесяца подвергните список анализу и посчитайте, сколько драгоценных часов в день вы тратите на ерунду.

Через полмесяца подвергните список анализу и посчитайте, сколько драгоценных часов в день вы тратите на ерунду. Осознав это, вы сможете сократить время, потраченное непродуктивно, и посвятить его важным делам.

С помощью этого метода можно управлять несколькими задачами одновременно, равномерно распределяя нагрузку и не боясь при этом сорвать сроки.

Основное его преимущество – наглядность. Визуалы оценят по достоинству. Диаграмма состоит из двух осей: на вертикальной располагается список задач, а на горизонтальной – даты.

Вы отмечаете сроки, в которые должна быть выполнена та или иная задача. На диаграмме они будут отображаться в виде разноцветных прямоугольников.

Теперь вы видите, когда и что нужно сделать, и не запутаетесь в условиях жесткой многозадачности. Этот закон гласит: “Работа заполняет все время, отведенное на нее”. То есть если вам поручили проект, который реально сделать за неделю, но выделили на него 30 дней, вы закончите его аккурат к концу месяца.

Поэтому так важно устанавливать дедлайны.

Это касается и рабочих задач, и личных. Если на работе временные рамки у вас довольно гибкие, сделайте их жестче самостоятельно.

Так вы сможете успевать гораздо больше и избавитесь от привычки откладывать все на последний момент.

Интеллект-карты помогут сделать ваши планы наглядными. Одно дело – когда смотришь на бездушный список, который сначала нужно прочесть и вникнуть.

И совсем другое – когда перед вами единая картина, где каждой задаче отведено конкретное место. Для создания интеллект-карт можно использовать как обычный лист бумаги, так и специальные электронные программы. В центр помещается глобальная цель, которую вы хотите достичь, и от нее идут ответвления к более мелким задачам.

Которые, в свою очередь, тоже могут разделяться на подзадачи.

Такая структура очень напоминает генеалогическое древо. Большая часть техник тайм-менеджмента посвящены процессу организации рабочего времени. На этом этапе очень важно учитывать индивидуальные особенности и быть готовым к тому, что не все техники вам подойдут. Поэтому изучайте, пробуйте и адаптируйте их под себя.
Поэтому изучайте, пробуйте и адаптируйте их под себя. Если проявить упорство и творческий подход, можно добиться впечатляющих результатов.

Это моя любимая техника тайм-менеджмента, я пользуюсь ей постоянно. Она названа в честь кухонного таймера, выполненного в виде помидора. Именно такой таймер когда-то помог итальянцу Франческо Чирилло сдать экзамены в колледже, а затем сделал его знаменитым тренером и автором книг по личной эффективности.

Суть метода в чередовании периодов сосредоточенной работы с короткими перерывами. Поставьте таймер на 25 минут и постарайтесь максимально погрузиться в работу, ни на что не отвлекаясь. Сделать это будет несложно, ведь 25 минут – совсем небольшой промежуток времени.

Когда отведенное время подойдет к концу, отдохните 5 минут и повторите цикл сначала.

После четырех таких циклов сделайте длинный перерыв на полчаса. Этот метод – просто находка для людей с рассеянным вниманием.

Он позволяет разделить весь долгий процесс работы (марафон) на короткие отрезки (спринты). А еще он снижает уровень тревоги и стресса.

Модификация предыдущего метода для более стойких и выносливых.

Вместо классических 25 минут, предложенных Франческо Чирилло, фокусироваться на выполнении задачи нужно в течение полутора часов. А затем – полчаса отдыхать. Попробуйте оба метода и решите, какой подходит именно вам. Кстати, вы можете сколько угодно экспериментировать с количеством минут и подогнать метод под свои индивидуальные особенности.

Эта техника призвана устранить существенный недостаток всех списков дел.

А именно – отсутствие представления о количестве времени, необходимого на выполнение каждой задачи.

Пункты “выбросить мусор” и “написать квартальный отчет” занимают в списке по одной строчке, но при этом несоизмеримы по временным затратам. Поэтому желательно завести хороший ежедневник, в котором можно распределять дела по часам.

Он поможет вам сосредоточиться на каждой задаче и последовательно выполнять их, не отвлекаясь при этом на остальные. Например, вы точно знаете, что с 14.00 до 16.00 вам нужно заниматься уборкой и нет необходимости никуда торопиться в страхе не успеть сделать все остальные дела. Этот метод управления проектами позаимствован у компании Toyota и является частью знаменитой системы бережливого производства “точно в срок”.

Рекомендуем прочесть:  Как изменить данные в мамбе

С помощью него можно визуализировать весь процесс работы, состоящий из множества задач, над которыми работают сразу несколько людей или групп людей. В личном тайм-менеджменте он также хорошо зарекомендовал себя. “Канбан” в переводе с японского означает “карточка”.

Суть метода в том, что каждая задача записывается на листок или в электронную карточку и помещается на доску. Доска может быть как настоящая, так и электронная.

Ее нужно разделить на несколько блоков в зависимости от того, на какие этапы делится процесс работы.

В классическом варианте предлагается делить доску на три столбца: “Нужно сделать”, “В процессе выполнения” и “Сделано”. Затем вы помещаете все свои дела в графу “Нужно сделать” и начинаете выполнять по мере их актуальности.

Те, за которые возьметесь, переносите в графу “В процессе выполнения”, законченные – в графу “Сделано”. Систему GTD (Getting Things Done) описал в своей книге известный бизнес-тренер Дэвид Аллен.

Она призвана освободить мозг от необходимости запоминать бесконечное количество задач. Я выделила основные тезисы системы:

  • Все задачи, включая самые мелкие и незначительные, нужно фиксировать в одном месте. Для этой цели можно завести бумажный или электронный блокнот, который будет всегда под рукой. Задачи должны быть сформулированы конкретно и не требовать дополнительной расшифровки. Например, задачу “сделать генеральную уборку” лучше разбить на несколько подзадач: “вымыть окна”, “разложить аккуратно вещи”, “пропылесосить” и т. п.
  • Сортируйте задачи по спискам в зависимости от их направленности, добавляйте сроки выполнения. Периодически проводите ревизию списков – удаляйте неактуальные задачи.
  • Когда вся подготовительная работа проделана, переходите к выполнению. Все мелкие задачи делайте сразу не откладывая, часть задач делегируйте. Все, что останется в списке, выполняйте поэтапно в зависимости от приоритетности. Так вы очень быстро разделаетесь с текущими задачами и сможете поставить все дела на поток.

ZTD (Zen to Done) – облегченная версия предыдущей системы, придуманная блогером Лео Батутой. Для эффективной работы над задачами вам нужно выработать 10 полезных привычек:

  • Пишите кратко и понятно, чтобы не тратить время на расшифровку записей.
  • Собирайте все дела и задачи в одном месте.
  • Регулярно проводите ревизию всех задач и удаляйте лишние.
  • В определенный момент времени работайте над конкретной задачей, не отвлекаясь на остальные.
  • Сортируйте дела в соответствии с их направленностью.
  • Разбивайте большие списки дел на более мелкие.
  • Составьте режим дня и придерживайтесь его.
  • Сразу же систематизируйте их, чтобы не тратить на это время потом.
  • Делайте то, что вам приносит больше всего удовольствия, а скучные и рутинные дела по возможности делегируйте.
  • Мелкие задачи распределите по дням, более крупные – по неделям.

Метод “Поедание лягушек на завтрак” предложил в своей книге всемирно известный гуру в области личной эффективности Брайан Трейси.

“Лягушки” – самые неприятные и энергозатратные дела.

Начинать работу лучше всего с них, хоть и велик соблазн отложить их на потом. Расправившись с “лягушками” в первую очередь, вы почувствуете облегчение и заряд мотивации на выполнение других задач. Если же отложите их, будете испытывать стресс и постоянно мыслями возвращаться к ним.

“Слоном” в тайм-менеджменте называют объемные задачи, к которым просто так не подступиться. Представьте, что вам поручили приготовить на ужин блюдо из этого гигантского и неповоротливого животного.

Попытки запечь или сварить его целиком не увенчаются успехом.

Очевидно, что готовить его нужно по частям, разделив на несколько кусков.

Точно так же и с делами. Разбейте крупные задачи на более мелкие и поэтапно выполняйте их. Так постепенно справитесь с целым “слоном”, а может, даже и с “динозавром” или “синим китом”! Этот принцип гласит: “Никогда не беритесь за несколько дел одновременно”.

Сначала окончите одно дело и только потом переключайтесь на другое.

Дело в том, что на переключение с одной задачи на другую наш мозг тратит в среднем 15 минут и энное количество энергии. Лучше это время потратить с пользой и не подвергать нервную систему лишним нагрузкам.

Если у вас есть дело, на выполнение которого понадобится около 2 минут, сразу же сделайте его, не внося в список. Иначе на организационные моменты, связанные с ним, вы потратите больше времени, чем на выполнение.

К таким делам относятся, например, телефонные звонки.

Изначально этот метод был придуман экспертом по повышению продуктивности Мэрилином Манном для работы с электронной почтой.

Суть его в том, чтобы держать папку “Входящие” (Inbox) пустой. Все письма, попадающие в нее, должны быть обработаны и перемещены в другое место.

Как показала практика, метод отлично применим и для ведения дел. Папкой “Входящие” в этом случае служит изначальный список задач. Вы анализируете его и решаете, что сделать с каждым делом: отложить, удалить, делегировать или выполнить.

Пока не разберетесь со всем списком, не закрывайте его. Этот метод отлично сочетается с системой GTD.

Принцип придуман блогером Стефани Ли. Согласно ему ваш мозг после пробуждения с утра “свеж” (fresh) и продуктивен.

Затем он постепенно теряет хватку и “поджаривается” (fried). Самые важные, ответственные и энергозатратные дела нужно планировать на начало дня. Те, что проще и приятней, – оставить на потом.

Стефани советует составлять список дел на следующий день с вечера и обязательно в хронологическом порядке. Так вы не запутаетесь и успеете сделать все важные дела, пока мозг не успел “поджариться”.

Этот метод позволяет быстро и эффективно справляться с большими списками задач, которые обычно вгоняют в ступор любого неподготовленного человека.

Каждая задача из списка должна быть подвергнута одному действию на букву D:

  1. delay (отложить);
  2. do (сделать).
  3. delegate (делегировать);
  4. delete (удалить);

После всех манипуляций в первоначальном списке не должно остаться дел совсем.

Этот метод перекликается с системой GTD и отлично ее дополняет. Американский писатель и оратор догадался объединить принцип Парето и закон Паркинсона (их мы рассмотрели чуть раньше).

В результате этого синтеза родился новый тезис: “Чтобы успевать больше, не нужно больше работать, нужно лучше фокусироваться”. Если 20 % рабочего времени вы будете трудиться на пределе возможностей, то сможете получить те самые 80 % результата.

Остальное время можно оставить рутинным задачам.

Так вы сможете избежать выгорания и выкроить больше времени на отдых.

Мы рассмотрели более 25 техник, методов и принципов тайм-менеджмента. Теперь пришло время применить их на практике.

Предлагаю начать уже сейчас. Выберите одну технику, которую готовы внедрить в свою жизнь с завтрашнего дня, и укажите ее в комментариях. Посмотрим, какие методы пользуются наибольшей популярностью у читателей.

Лично я выбираю матрицу Эйзенхауэра и торжественно обещаю впредь пользоваться ей регулярно.

Оцените материал:

(3 голосов, средний: 5,00 из 5)

Загрузка. Опубликовано: 20.08.2020 в 10:16 Рубрика: Ольга Шмидт Если хотите получать первым уведомления о выходе новых статей, кейсов, отчетов об инвестициях, заработке, созданию прибыльных проектов в интернете, то обязательно подписывайтесь на рассылку и социальные сети!

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Фото: Pixabay Если постоянно заваливает работой и домашними делами, возможно, стоит пересмотреть подход к планированию.

Управление временем — целая наука. Рассказываем, как работает тайм-менеджмент и как управлять своим временем Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой.

Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы. Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты.

Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом.

А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса. Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

  • Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
  • Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.
  • Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов.

Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала .

Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки.

Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома. План задач на завтра можно составлять в блокноте на бумаге или в приложении Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела.

Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет , поэтому дальнейшая работа идет легче.

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки .

При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия.

В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро — делать самую сложную и неприятную задачу самой первой.

С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом.

После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы. Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент.

Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена . Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна.

Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает , что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче.

Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

Автор книги «Сделай это завтра» Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра.

Для этого нужно вести закрытые списки дел.

В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день.

Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии.

Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие.

Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе». Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам.

Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью.

Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования».

Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией. Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент .

Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

Сюда относят методы работы по таймеру.

Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание. . Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло.

«Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора. Чаще всего таймер Pomodoro выглядит так (Фото: bakunin.com) Метод «90 на 30» Тони Шварца и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse , строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься. Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха.

Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких.

Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки. Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли .

Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели.

Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок.

Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании. Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке.

Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень.

Архангельский предлагает планировать в три этапа.

  1. Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.
  2. Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
  3. Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века.

Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами.

Вот как ей пользоваться. Матрица Эйзенхауэра

  1. Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.
  2. Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
  3. Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит делегировать, чтобы освободить время для важных и срочных.
  4. Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня.

Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает , что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

  1. «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.
  2. «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
  3. «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
  4. «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами.

Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

  1. — канбан-доска для личных нужд и работы в команде.
  2. — таск-менеджер, который умеет переделывать письма из электронной почты в задачи.
  3. — планировщик, который можно настроить под разные методы планирования, в том числе матрицу Эйзенхауэра.
  4. — таймер для телефона: пока вы не трогаете свой смартфон, на его экране растет дерево. Стоит вам разблокировать его в неположенное время, дерево погибает.
  5. — база данных для хранения и систематизации практически любой входящей информации.
  6. — таймер Pomodoro и таск-менеджер одновременно.

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

  1. Майкл Бреус, .
  2. Марк Форстер, .
  3. Тео Компернолле, .
  4. Дэвид Андерсон, .
  5. Максим Дорофеев, .

Читайте также на РБК Трендах: Обновлено 05.04.2022 Автор Наталья Шацкова Главное в тренде Материалы по теме Помогите нам стать лучше Пока мы изучаем для вас новые тренды, поделитесь впечатлениями о прочитанном

ТОП-4 инструмента тайм-менеджмента, которые добавят вам пару часов в сутки

› ›

Владимир Сильченко 21 сентября 20206 432 Шрифт A A Нет времени читать? Отправить статью на почту: Добавить в избранноеПриветствую! Все знают, что термин «тайм-менеджмент» дословно переводится как «управление временем».

Но это не совсем корректно – ведь управлять временем человек пока не умеет. Зато мы можем эффективно управлять своими делами (и не только рабочими) с учетом временных ограничений!Продуктивность – то, что отличает успешных людей от всех остальных. За свою жизнь Николай Рерих написал 7000 картин и 30 книг и объездил полмира.

А как Вы расходуете свой невосполнимый и самый ценный ресурс?На мой взгляд, тайм-менеджмент – это набор хитростей и приемов, которые позволяют легко обмануть собственную лень. Предлагаю лично проверенные инструменты тайм менеджмента! Название конечно забавное, но метод вполне серьезный.

� Инструмент «Помидор» нужен для максимальной концентрации внимания.

На мой взгляд, это один из самых эффективных способов выполнить любую работу в сжатые сроки.В чем суть?

  1. Поставьте таймер (можно в виде помидора) ровно на 25 минут
  2. Четко сформулируйте задачу, над которой будете работать
  3. Приступайте к следующему 25-минутному отрезку
  4. После каждого шестого этапа устраивайте длинный перерыв на 15-20 минут
  5. Работайте, не отвлекаясь ни на что, до звукового сигнала
  6. Сделайте короткий перерыв на 4-5 минут

Инструмент отлично подходит для решения одной задачи, на которой нужно полностью сконцентрироваться: написать отчет, составить макет дизайна сайта, перевести текст с английского.Метод основан на матрице Эйзенхауэра, о которой я . Представляет собой квадрант из четырех квадратов с двумя осями.

По горизонтали матрица делится на «срочно» и «не срочно», по вертикали – на «важно» и «не важно».Каждой задаче присваивается приоритет на основе двух критериев (срочности и важности). Вариантов может быть всего четыре: A, B, C, D.Как метод приоритетного планирования использует матрицу Эйзенхауэра?

  • Задачи из квадрата «D» (не срочные и не важные) можно выполнять после всех остальных либо игнорировать вовсе. Или, в крайнем случае, использовать в качестве короткого отдыха на протяжении дня
  • Задачи из квадрата «С» (срочные, но неважные) перепоручите кому-то другому. Классический пример: руководитель компании часто делегирует личному помощнику дела вроде «забрать вещи из химчистки», «забронировать столик в ресторане» или «заказать билеты на самолет»
  • Выполняем задачи «А» (если они есть). Грамотное планирование предполагает, что «срочных и важных» дел должно быть как можно меньше. Задачи категории «А» могут стихийно появляться в течение дня! Поэтому и время на них нужно резервировать заранее
  • Записываем текущие задачи в колонках A, B, C, D
  • Приступайте к выполнению задач из квадрата «В» (важные, но не срочные). Это основные дела, на которые расходуется максимум времени и сил

Один из самых простых и наглядных инструментов тайм-менеджмента для планирования рабочего дня.Вечером:

  1. В конце дня контролируем выполнение и переносим все невыполненное на следующий день
  2. Расставляем приоритеты
  3. Рассчитываем время на выполнение каждой задачи и общую потребность во времени
  4. Составляем список задач
  5. Сокращаем итоговое число до 60% всего дня
  6. Перепоручаем другим все, что можно перепоручить

Когда-то за создание этого метода планирования президент компании Bethlehem Steel Чарльз Шваб заплатил консультанту Айви Ли $25 000.Как пользоваться методом Шваба?

  1. Записываем самые важные задачи
  2. Добавляем новые дела в список, соблюдая приоритетность
  3. Продолжаем работать над задачами по мере убывания их важности
  4. Определяем последовательность и нумеруем их
  5. Работаем над решением задач в заданной последовательности
  6. Закончив работу над одной задачей, проверяем, не появились ли новые и не сместились ли приоритеты в пользу других

Протестировав на себе кучу методик и инструментов планирования, я понял, что все не так просто.

Какие-то техники мне категорически не подошли.

Другие дали потрясающий результат, но… не сразу. Кстати, кучу рабочих инструментов предлагает Глеб Архангельский в своей книге «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать».А пока делюсь универсальными рекомендациями, которые лично мне сэкономили кучу сил и нервов.

  1. Выбирайте планировщик под себя

Если день у Вас не слишком загружен (или Вы не любите гаджеты), то идеальный вариант – обычный бумажный блокнот.

Если постоянно работаете за компьютером – подойдет удобный планировщик в электронном виде. Ну, и если Вы не представляете свою жизнь без гаджетов, то лучшие помощники — приложения для смартфонов и планшетов.

  1. Планируйте день заранее

Следующий день лучше планировать накануне вечером, а не утром «отчетного» дня. То же самое можно сказать и о планах на неделю.

Их желательно составлять в воскресенье вечером, а не в понедельник.

  1. Учитывайте форс-мажоры

Раньше я упорно совершал одну и ту же ошибку: составлял график, где дела шли одно за другим без единого «окна». Уже через неделю я понял, что постоянно жить в состоянии дедлайна — верная дорога к неврозу.Во-первых, какие-то дела не удавалось втиснуть в то время, которое я им отводил. Во-вторых, в течение дня появлялись новые задания, неучтенные в графике.

В-третьих, пару раз в неделю обязательно случались форс-мажоры: прокол колеса, жуткая «пробка» по пути на встречу или друг просил помочь с ремонтом.

Такие непредвиденные дела, как правило, отнимают кучу времени и заставляют кардинально пересмотреть планы на день.Вывод: каждый день оставляйте «окна» на форс-мажоры. Если ничего «внепланового» не произошло, время можно потратить на:

  1. Дела из категории «на потом»
  2. Отдых

Кстати, давно хотел рассказать Вам о таком полезном инструменте как «дела на потом».

В своем блокноте для планирования (или в электронном планировщике) выделяете отдельную страничку.Туда записываем все «несрочные» дела, до которых руки не доходят никогда.

Сразу же делим их на три категории: «до одного часа», «два-три часа» и «полдня». Например: «привести в порядок платежки по ЖКХ за прошлый год», «заехать к стоматологу на профилактический осмотр» и «купить и поменять кран на кухне».Как только в Вашем графике неожиданно образовалось окно: открываете список дел «на потом» и выбираете что-то под настроение. Всего за полгода можно, не напрягаясь, переделать ВСЕ, что копилось годами!А какими инструментами тайм-менеджмента пользуетесь Вы?

Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Владимир Сильченко 21 сентября 2020Частный инвестор, предприниматель и автор этого блога. Оцените статью

Загрузка.Поделиться ВКонтактеFacebookОдноклассникиTwitter Подпишитесь на обновления Подписаться Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаете .

Рекомендуем статьи по теме

Добавить комментарий ПопулярноеРекомендуемМой инвестиционный портфельНаверное вы ожидали увидеть здесь какие-нибудь очередные хайпы, памм-счета или криптовалюты. Но эти вещи больше . Подпишитесь на обновления Подписаться Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даете согласие на рассылку, обработку персональных данных и принимаете . capitalgainsru© 2018–2022 – Блог об инвестициях и бизнесе «Капиталист»Перепечатка или использование материалов блога без согласия с правообладателем преследуется по законуУведомление о рискахИнвестиции, представленные на этом блоге являются высоко рискованными финансовыми инструментами.

Никогда не вкладывайте заемные средства или деньги которые не можете позволить себе потерять. Теперь и в Telegram! Задать вопрос эксперту Спасибо!В ближайшее время мы опубликуем информацию.У меня есть подарок для вас — инвестиционная брошюра!