Главная - Другое - В какие сроки должны рассматриваться входящие документы

В какие сроки должны рассматриваться входящие документы


4.4. Регистрация поступающих документов


4.4.1. Поступившие в центральный аппарат (аппарат управления, структурное подразделение территориального органа) Службы документы (за исключением по содержанию не относящихся к компетенции Службы, личной переписки и документов, не подлежащих регистрации, указанных в пп.

4.2.6.8 Инструкции) после их предварительного рассмотрения независимо от способа доставки подлежат регистрации.4.4.2. Регистрация поступивших документов производится в следующие сроки:документов вышестоящих органов государственной власти с отметками «Срочно», «Оперативно», документов со сроками исполнения поручений в текущий или следующий день, а также документов организаций и обращений граждан, содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях — незамедлительно (не более 1 часа с момента поступления);обращений граждан, за исключением содержащих информацию о совершенных или готовящихся преступлениях, либо содержащих заявления, ходатайства лиц, участвующих в исполнительном производстве, — в течение трех дней;жалоб, поданных в порядке подчиненности, а также заявлений, ходатайств лиц, участвующих в исполнительном производстве, — не позднее следующего рабочего дня с момента поступления;заявлений о предоставлении государственной услуги, поступивших в рабочее время, — в день поступления, поступивших в нерабочее время — на следующий рабочий день;жалоб на решения, действия (бездействие) ФССП России, ее территориальных органов и их структурных подразделений, а также их должностных лиц при предоставлении государственной услуги — не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления;иных документов: в день поступления либо на следующий рабочий день.При поступлении электронных документов допускается централизованная и автоматическая регистрация.4.4.3.

Регистрация поступивших документов производится в пределах документопотоков, выделенных в Службе, путем создания электронных регистрационных карточек (далее — ЭРК) в СЭД и ПК ОСП АИС ФССП России:в центральном аппарате Службы — отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства;в аппарате управления территориального органа Службы — подразделением документационного обеспечения;в структурном подразделении территориального органа Службы — делопроизводителем с учетом требований раздела XII Инструкции.4.4.4.

Перечень сведений о документе, учитываемых в АИС ФССП России и подлежащих занесению в ЭРК документа, включает следующие реквизиты документа:адресант;адресат;должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;вид документа;дата документа;регистрационный номер документа;дата поступления документа;регистрационный номер входящего документа;ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа;наименование либо аннотация документа;индекс дела;сведения о переадресации документа;количество листов основного документа;количество приложений;общее количество листов приложений;указания по исполнению документа;должность, фамилия и инициалы исполнителя;отметка о конфиденциальности;отметка о контроле;сведения об электронной подписи;проверка электронной подписи;файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).Перечень сведений о документе, подлежащих занесению в ЭРК, может быть изменен по согласованию с Управлением делопроизводства и Управлением информационных технологий.4.4.5.

В целях обеспечения процесса регистрации поступивших документов Управление делопроизводства совместно с Управлением информационных технологий организует актуализацию ведомственных классификаторов (справочников), используемых в СЭД:видов документов;сроков хранения документов;структурных подразделений;должностных лиц;исполнителей;корреспондентов;предметно-тематический (вопросов деятельности);указаний по исполнению документа;результатов исполнения документа и др.4.4.6.

В целях обеспечения процесса регистрации поступивших документов Управление делопроизводства совместно с Управлением информационных технологий организует актуализацию ведомственных классификаторов (справочников), используемых в СЭД:видов документов;сроков хранения документов;структурных подразделений;должностных лиц;исполнителей;корреспондентов;предметно-тематический (вопросов деятельности);указаний по исполнению документа;результатов исполнения документа и др.4.4.6. При регистрации поступающих документов вне зависимости от способа их доставки на каждый регистрируемый документ в СЭД создается электронная регистрационная карточка, в которой наряду с иными сведениями о документе указывается дата его поступления и формируется входящий регистрационный номер документа, служащие уникальным идентификатором документа в СЭД.После создания и сохранения электронной регистрационной карточки документ включается в систему электронного документооборота путем присоединения к электронной регистрационной карточке с использованием функционала СЭД электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе, или поступившего электронного документа.4.4.7. Структура регистрационного номера поступивших документов включает разделенные косой чертой порядковый номер документа в пределах календарного года, две последние цифры года, пятизначный код подразделения Службы, которым зарегистрирован документ.

В отдельных случаях к указанным цифровым группам через дефис без дополнительных интервалов добавляются литеры из прописных букв русского алфавита.Для жалоб, поданных в порядке подчиненности, через дефис добавляются литеры «АЖ», для иных заявлений, ходатайств лиц, участвующих в исполнительном производстве, поданных в соответствии со статьей 64.1 Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве», через дефис добавляется литера «х», для иных обращений через дефис добавляются литеры «ОГ» — для обращений граждан, «ОР» — для обращений работников ФССП России, или «ПО» — для обращений представителей организаций.Для документов с отметкой о конфиденциальности вида «для служебного пользования» через дефис добавляются литеры «ДСП».Например, 12345/13/Н00060-ОР-ДСП, где:12345 — порядковый номер документа в пределах календарного года при регистрации входящих документов;13 — две последние цифры года, в котором регистрируется документ;00060 — код структурного подразделения Службы по ведомственному классификатору структурных подразделений ФССП России, которым зарегистрирован документ (в примере соответствует Управлению делопроизводства);ОР — литеры, обозначающие, что документ является обращением, поступившим от работника ФССП России;ДСП — литеры отметки о конфиденциальности документа.При регистрации поступивших документов, в том числе обращений граждан и представителей организаций, они проверяются на повторность.

В случае выявления повторности обращений одного и того же корреспондента по одному и тому же вопросу ЭРК регистрируемого обращения связывается с ЭРК первого обращения этого корреспондента по этому же вопросу в текущем году или с ЭРК его последнего обращения в предыдущем году, если в текущем году корреспондент по этому же вопросу еще не обращался.4.4.8.

На документах, поступивших на бумажном носителе информации и подлежащих регистрации, после создания и сохранения ЭРК в верхнем правом углу первого листа документа печатается отметка о поступлении с указанием даты поступления, входящего регистрационного номера документа и соответствующего им штрихкода, уникально его идентифицирующих, либо проставляется рукописно (без штрихкода) в оттиске штампа установленного образца.4.4.9.

электронная копия документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа.Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием функционала СЭД.Доступ не уполномоченных должностных лиц Службы к электронной копии документа, содержащего информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, ограничивается средствами СЭД.4.4.10.

электронная копия документа, поступившего на бумажном носителе и зарегистрированного в СЭД, создается уполномоченным должностным лицом подразделения документационного обеспечения, выполнением операции сканирования документа.Перед сканированием документа на первом его листе, в правом верхнем углу печатается либо наносится иным способом уникальный штрих-код, позволяющий идентифицировать документ и используемый в СЭД для присоединения электронной копии документа, поступившего на бумажном носителе, к электронной регистрационной карточке данного документа с использованием функционала СЭД.Доступ не уполномоченных должностных лиц Службы к электронной копии документа, содержащего информацию, в отношении которой установлены требования по обеспечению ее конфиденциальности, ограничивается средствами СЭД.4.4.10. Поступивший электронный документ (электронная копия документа) присоединяется к его электронной регистрационной карточке с использованием функционала СЭД.Абзац исключен. — Приказ ФССП России от 31.03.2014 N 112.

Раздел III. Сроки исполнения документов

1.

Срок исполнения документа исчисляется календарной датой или истечением периода времени, который исчисляется в календарных днях.

2. Документы подлежат исполнению в следующем порядке: 1) документы, сроки исполнения которых определены, исполняются в указанные в них сроки; 2) документы, сроки исполнения которых не определены, исполняются в месячный срок; 3) документы, содержащие указание «вручить немедленно», «весьма срочно», исполняются в течение одного рабочего дня со дня подписания поручения; 4) документы, содержащие указание «срочно», «незамедлительно», исполняются в течение трех дней со дня подписания поручения; 5) документы, содержащие указание «оперативно», исполняются в течение десяти дней со дня подписания поручения; 6) документы, содержащие указание «ежемесячно», «ежеквартально» без конкретной даты, исполняются до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом; 7) документы, содержащие указание «постоянно», исполняются до 25 января года, следующего за отчетным годом.
2. Документы подлежат исполнению в следующем порядке: 1) документы, сроки исполнения которых определены, исполняются в указанные в них сроки; 2) документы, сроки исполнения которых не определены, исполняются в месячный срок; 3) документы, содержащие указание «вручить немедленно», «весьма срочно», исполняются в течение одного рабочего дня со дня подписания поручения; 4) документы, содержащие указание «срочно», «незамедлительно», исполняются в течение трех дней со дня подписания поручения; 5) документы, содержащие указание «оперативно», исполняются в течение десяти дней со дня подписания поручения; 6) документы, содержащие указание «ежемесячно», «ежеквартально» без конкретной даты, исполняются до 10 числа месяца, следующего за отчетным периодом; 7) документы, содержащие указание «постоянно», исполняются до 25 января года, следующего за отчетным годом. 3. Глава Республики Адыгея, Премьер-министр Республики Адыгея, заместители Премьер-министра Республики Адыгея, Руководитель Администрации могут установить иные сроки исполнения поручения.

4. В случае если срок исполнения документа приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день. 5. Сроки исполнения законов устанавливаются от даты их вступления в силу и (или) иной даты, указанной в законе.

6. Сроки исполнения правовых актов устанавливаются со дня их вступления в силу и (или) иной даты, указанной в правовом акте.

7. Сроки исполнения поручений устанавливаются от даты их подписания, если иное не установлено федеральным законодательством, законодательством Республики Адыгея, а также настоящим Порядком. 8. Сроки исполнения поручений, содержащихся в протоколах, устанавливаются от даты подписания протокола.

< раздел ii.> Раздел IV. >> Содержание Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно! Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

17 июня 2022 Вход Введите адрес электронной почты: Введите пароль: Запомнить Вы можете войти, используя учетную запись одной из социальных сетей:

3.

Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции

3.1.

Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства суда, приемной суда.Уполномоченный на то работник аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения.

Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства суда, приемной суда.Уполномоченный на то работник аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Он вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в трех экземплярах (форма N 1.1) <*>, первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по назначению в соответствующее структурное подразделение суда для принятия решения, второй экземпляр направляется отправителю, а третий экземпляр остается в отделе делопроизводства для хранения в соответствующем наряде.———————————<*> Здесь и далее все предусмотренные формы находятся в приложении N 2 к настоящей Инструкции.3.2. Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к этим документам.Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.При наличии технической возможности в суде регистрационные реестры (журналы), наряды, ведущиеся в суде, временного срока хранения до 5 лет, могут формироваться, храниться и использоваться в электронном виде без оформления на бумажном носителе с учетом положений Правил формирования электронного хранилища судебных дел и документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.3.3.

На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела), входящий номер и условное обозначение (индекс) того подразделения суда, в которое документ должен быть передан.Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела в правом нижнем углу. Кроме того, на судебных делах на лицевой стороне обложки проставляется регистрационный штамп для дел, в котором указываются номер дела, дата его поступления.На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других журналах, штамп не ставится. На сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, за какими номерами они учтены по соответствующим журналам.Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, исполнительные листы, возвращенные в суд;уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).Также не подлежат регистрации и передаются по принадлежности рекламные извещения, поздравительные письма.3.4.

Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы (далее также — входящая корреспонденция) регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в базах данных автоматизированного судебного делопроизводства и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях — не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.Документы, принятые работником приемной суда, подлежат регистрации в соответствующих подсистемах ГАС «Правосудие» (ПИ «Документооборот и обращения граждан», ПИ «Судебная корреспонденция» и др.), иных автоматизированных системах ведения судебного делопроизводства, после чего формируется и распечатывается соответствующий реестр и осуществляется передача в день приема по принадлежности под расписку лицу, непосредственно которому переданы документы, с указанием фамилии, инициалов и занимаемой им должности, а в исключительных случаях — не позднее 10.00 следующего рабочего дня, а в случаях, если законодательством Российской Федерации установлены сокращенные сроки рассмотрения определенных категорий дел, — незамедлительно.

Поступившие в суд исковые заявления, административные исковые заявления, заявления, жалобы, представления, протесты и иные документы, в том числе поданные в электронном виде, уголовные, гражданские и административные дела, дела об административных правонарушениях, материалы, а также иные поступившие документы, в том числе присланные электронной почтой, факсимильной связью, телеграммы (далее также — входящая корреспонденция) регистрируются уполномоченным работником аппарата суда в базах данных автоматизированного судебного делопроизводства и реестрах (журналах) учета входящей корреспонденции (форма N 1) в день их поступления, а в исключительных случаях — не позднее 14.00 следующего рабочего дня, если иное не предусмотрено процессуальным законодательством Российской Федерации.Документы, принятые работником приемной суда, подлежат регистрации в соответствующих подсистемах ГАС «Правосудие» (ПИ «Документооборот и обращения граждан», ПИ «Судебная корреспонденция» и др.), иных автоматизированных системах ведения судебного делопроизводства, после чего формируется и распечатывается соответствующий реестр и осуществляется передача в день приема по принадлежности под расписку лицу, непосредственно которому переданы документы, с указанием фамилии, инициалов и занимаемой им должности, а в исключительных случаях — не позднее 10.00 следующего рабочего дня, а в случаях, если законодательством Российской Федерации установлены сокращенные сроки рассмотрения определенных категорий дел, — незамедлительно. В случае если работником приемной суда приняты документы по конкретному делу непосредственно в день, на который назначено рассмотрение соответствующего дела, данные документы подлежат передаче по принадлежности незамедлительно.При передаче документов по принадлежности в иные структурные подразделения суда составляется реестр, который подписывается работником приемной суда и работником структурного подразделения суда, в которое передаются документы. Копия данного реестра после его подписания вместе с документами передается в соответствующее структурное подразделение суда, а оригинал хранится в приемной суда.При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.Соответствующие реестры формируются накопительным способом путем распечатки данных из ПС ГАС «Правосудие» (иных автоматизированных систем ведения судебного делопроизводства), распечатанные листы помещаются в соответствующий наряд, который формируется объемом не более 250 листов, и оформляется в соответствии с установленными требованиями.Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).3.5.

Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в судах устанавливается следующий примерный перечень индексов:»1″ — общее делопроизводство суда;»2″ — уголовные дела;»3″ — гражданские дела;»3а» — административные дела;»4″ — делопроизводство президиума суда;»5″ — делопроизводство по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности суда;»6″ — делопроизводство по вопросам, входящим в компетенцию администратора суда;»7″ — дела об административных правонарушениях.Перечень индексов, применяемых для регистрации входящей или исходящей корреспонденции, является примерным и может быть расширен председателем соответствующего суда. При регистрации также используются соответствующие индексы из ПС ГАС «Правосудие».3.6.